Wijn moet je leren drinken, maar als je de smaak hebt leren waarderen, oh la la! Zo is het ook met projecten. Veel worden er in de uitvoering gedwarsboomd, omdat ze in essentie organisatievreemde mechanismen zijn. Ze brengen verandering en bedreigen de routine.

Om projecten kans van slagen te geven, is het daarom essentieel om projectmatig werken te leren waarderen.

Ik bevind me eigenlijk zonder uitzondering in projectomgevingen en ben er gek op. Je komt als projectlid in een staande organisatie binnen om een klus te klaren en na afloop verdwijn je weer. Bouwen aan de vooruitgang, heet dat. Heerlijk!

Project

Een project is een tijdelijke organisatie en daarmee iets wezenlijk anders dan een lijnorganisatie. Een project heeft namelijk een begin en een eind en een van te voren afgesproken doel of resultaat.

Een organisatie kent natuurlijk ook doelen, maar na het behalen van die doelen heft de organisatie zich –in tegenstelling tot een project- niet op. Kortom: een project is een belangrijk, maar vooral een gericht mechanisme voor het bereiken van eenmalige doelen.

Prettig

Het is -voor mij- dan ook altijd weer een schok als duidelijk wordt dat niet iedereen projecten prettig vindt. Vooral mensen in de staande organisatie hebben maar al te vaak weerstand tegen het project, met de betrokken lijnmanagers voorop.

Ja, ook als iedereen zich voor de projectdoelstellingen heeft uitgesproken en zelfs als men eindverantwoordelijk is het voor het resultaat.

Projecten zijn verstorend

Gek? Niet echt. Bekijk het eens door de ogen van een lijnmanager: een project verstoort de dagelijkse gang van zaken en het vermindert de capaciteit van de lijnorganisatie door het wegtrekken van medewerkers voor projectwerkzaamheden. En zelfs als dat wordt voorkomen, dan worden er externe krachten ingevlogen die zwaar op het budget drukken.

Projecten zijn sowieso geldvreters en uit de hand gelopen projecten zorgen soms nog jaren lang voor budgettaire consequenties. Minder zichtbaar, maar o zo irritant is het feit dat de aandacht van de directie vaak afgeleid wordt door projecten en als klap op de vuurpijl krijgt projectsucces (of –falen) vaak ook nog eens alle aandacht van de buitenwereld!

Belangrijk

Toch zijn projecten erg belangrijk voor organisaties. Het is het mechanisme waarmee veranderingen en verbeteringen van de organisatie en de dienstverlening aan de klant worden vormgegeven.

Met andere woorden: innovatie vindt vaak plaats in de vorm van projecten. En organisaties die niet innoveren, zijn kansloos en verliezen hun klanten aan concurrenten die wel innoveren. Het is dan ook vrij letterlijk van levensbelang voor organisaties om het doen van projecten onderdeel te laten worden van de organisatiecultuur. Maar hoe doe je dat?

Verleiden

De eerste manier is eenvoudig: verleiden. Leer iedereen werken volgens een gestandaardiseerde aanpak. Beloon niet alleen een succesvolle projectleider, maar nadrukkelijk ook het team.

Creëer ruimte voor projectactiviteiten. Niets is zo demotiverend als het 'erbij moeten doen' van projectwerkzaamheden. Evalueer de resultaten met als nadrukkelijk doel om er van te leren en niet om mislukkingen af te straffen.

Leiden

Maar alleen verleiden is niet genoeg. Het is ook noodzakelijk om de organisatie duidelijk te maken dat projecten essentieel zijn en dat iedereen op professionele wijze in een project moet kunnen opereren.

Hiervoor is (zachte) dwang nodig: laat iedere medewerker op roulatiebasis meedraaien in een project. Laat organisatietalent zich in het kader van management development certificeren. Maak duidelijk dat projectmislukkingen kunnen voorkomen, maar accepteer het stilletjes doodbloeden van projecten nooit!

Acquired taste

Juist in de huidige tijd, waarin projecten vooral worden beschouwd als een potentiële financiële ramp, is het van levensbelang om gestructureerd te kunnen werken aan innovatie en continue verbetering van de organisatie. Zorg er dus voor dat de organisatie er aan leert wennen en besteed daar moeite aan. Projectmatig werken is nu eenmaal een 'acquired taste'.

Robert Mekking is zelfstandig adviseur in de de e-overheid en expert op het gebied van het Zaakgericht Werken. Voor meer informatie: www.zaakgerichtwerken.com of volg Robert op www.twitter.com/robertmekking.