Effectiviteit, meer resultaat met dezelfde inspanning? Of hetzelfde resultaat met minder inspanning? Beide juist, en beide relevant in deze economie.

Velen van u hebben de missie meegekregen om op zoek te gaan naar een manier om meer effectief te werken en zo geld te besparen. Een lastige opgave, want had u niet al lang de zaken goed op orde? Een begrijpelijke reactie en eentje die veel wordt genoemd.

Experts zeggen dat er altijd minstens 5 procent - 10 procent te besparen valt op huidige interne processen. Omdat de mens van nature altijd marges inbouwt op basis van veronderstellingen die niet altijd juist zijn.

‘We hebben echt drie goedkeuringsstappen nodig in dit proces’, of ‘We hebben tenminste 25 procent meer voorraad nodig dan we gebruiken’.

Afval
Elk proces bevat zogenaamde ‘waste’. Afval in de vorm van nodeloze stappen die geen waarde toevoegen aan het proces. Het optimale steven is gaan voor een bedrijfsinrichting die geen afval kent en toch flexibel genoeg is om in te kunnen spelen op een veranderende marktvraag. We noemen dit Lean & Agile.

Een hele mond vol, maar niets nieuws. Het is alleen niet eenvoudig om dit even snel te bewerkstelligen. Daarom is een gestructureerde werkwijze noodzakelijk die harde besparingselementen combineert met verandermanagement.

Eerst inzichtelijk krijgen wat de mogelijkheden zijn en op basis daarvan met de medewerkers prioriteiten aanbrengen en deze samen doorvoeren.

Zeven elementen
Gelukkig is al veel nagedacht over kostenreductie en zijn binnen Lean zeven elementen van verspilling bedacht die op elk proces van toepassing zijn. Deze zeven elementen zijn:

1. Defecten en fouten: elke fout in een proces resulteert in wachttijden en aanpassingen. Dit kost geld. Denk maar een aan verkeerd gespoten auto. Probeer fouten zoveel mogelijk te voorkomen door controle en foutmanagement.

2. Overproductie: waarom meer produceren dan er wordt gevraagd? Dit leidt per definitie tot hogere kosten (FTE, voorraadkosten, etc.).

3. Transport: hoe meer beweging een product maakt, of het nu gaat om een klantproduct of een vergunningsaanvraag binnen een overheidsinstelling, te veel transport leidt tot meer tijdsinvestering en meer kosten.

4. Wachttijden: elk proces kent wachttijden. Helaas soms noodzakelijk omdat de ene bewerking gewoonweg meer tijd kost dan de andere. Maar een wachttijd moet niet te lang duren. Dit kost geld. Zowel in de productie als bij administratieve processen is dit een grote verspiller.

5. Opslag: een gevolg van overproductie, maar soms ook noodzakelijk. Zo min mogelijk opslag betekent een minimum aan kosten. Dit gaat voor elk bedrijf op, want bedrijfsruimte en capaciteit kost geld.

Papieropslag in grote archieven; vele overheden en bedrijven betalen hier miljoenen voor. Waarom niet digitaliseren, dat papier? Maar ook de verkeerd ingekochte halffabricaten of verouderde producten.

6. Onnodige processtappen of handelingen: hier geldt het voorbeeld van drie goedkeuringsstappen in een proces waar er misschien een volstaat. Maar denk ook aan koppelingen tussen diverse ICT-applicaties die niet goed lijken te werken en waardoor een extra manuele controle- of overtypstap noodzakelijk is.

7. Onbenutte creativiteit en capaciteit: een open deur, zo lijkt het. Maar wel eentje die niet vaak wordt gezien! Als de ene bedrijfsactiviteit weinig werk meer heeft, waarom niet wat mensen of middelen alloceren aan een andere afdeling die capaciteit nodig heeft? Vaak wordt dit veel te laat ingezet.

Lean
Nu we weten op welke elementen van verspilling we moeten letten binnen het bedrijf, is het belangrijk een proces in te voeren aan de hand waarvan verbeteringen kunnen worden doorgevoerd, zoals:
 

asi

Maak een verbeterplan, waar nodig onderbouwd met een business case (Plan). Prioriteer en voer uit (Do). Check of alle gewenste resultaten zijn bereikt en stel bij (Act) waar nodig. Een simpel model, iedereen kent het. Maar het wordt niet vaak gebruikt.

De factor ‘mens’
Het model werkt alleen onder één voorwaarde: de medewerker moet meegaan in deze verandering. Een belangrijk punt hier is dat de medewerker alleen zal veranderen als hij of zij de noodzaak ervan ziet. Is deze noodzaak er niet, dan staakt het verbeterproces bij de Plan-stap.

Om mensen mee te krijgen, dienen ze een duidelijke rol te krijgen in het verbeterproject. Sterker nog: ze zullen probleemeigenaar moeten worden. Dit betekent dat mensen vanaf het begin betrokken zullen worden bij het project en zelf in kleine groepjes de verbeteringen zullen moeten uitwerken. Op die manier wordt eigenaarschap gevormd en zal de medewerker verantwoordelijkheid nemen voor zijn of haar uitgewerkte verbetering.

Effectief
Makkelijker opgeschreven dan gedaan. Dit vergt namelijk dingen als coaching/begeleiding, inzicht in eigen handelen en kunnen, gedragsaspecten, etc. Maar als dit effectief wordt opgepakt, zal dit zeker resulteren in een zelfsturende afdeling die streeft naar zo efficiënt mogelijk ingerichte processen.

Immers: de medewerker weet dat hij of zij er zelf veel baat bij heeft en dat het uiteindelijk het werk niet alleen kwalitatief beter maakt, maar ook nog eens besparingen oplevert (in bijvoorbeeld tijd).