Bij een organisatieverandering moet ook iets om in het denken van medewerkers. Zet dat maar eens in een productbeschrijving.

Door Barbara Spronck | ASI Consulting

Uw organisatie moet zaakgericht gaan werken. De financiering van uw instelling wordt ten gevolge van wetgeving anders geregeld. Budgetgestuurd werken, ketengericht werken, verkorten van procedures, vraaggestuurd werken, werken met quota.

Vaak vliegt men deze thema's aan als een programma of een project. De programmamanager wordt ingehuurd en voilá, het probleem is geadresseerd. Er hangt een deadline aan en een budget dus een zucht van verlichting bij de directie. En o ja, we werken met Prince 2.

Rommelen
Meestal begint het na zo'n driekwart jaar te rommelen. Er moet geld bij, er moet mankracht bij en de deadline wordt toch niet helemaal gehaald. De kettingreactie komt op gang. Er zijn heel wat studies verricht naar de oorzaken van het mislukken en vertragen van dit soort programma's.

Oorzaken die veel genoemd worden zijn gebrekkige voorstudie, de relatie tussen organisatie en leverancier, de projectmanagementmethode an sich, en het gebrekkige verwachtingen- of stakeholdermanagement. Ik doe graag een stap terug.

Extern
Een vraagstuk of een ambitie die je héle organisatie treft; organiseer je dat als een programma dat je aan een extern uitbesteed? We zijn geneigd in onze programma's de werkelijkheid zodanig in stukjes en mootjes te hakken dat het een schijnbaar eenvoudig te managen setje van 'deliverables' wordt.

Als je aan het einde al die deliverables samenvoegt heb je dan vraaggestuurd onderwijs? Krijg je dan een zaakgerichte gemeente?

Behoefte
Een complexe organisatieverandering is een verandering. De gelijkenis met een project is dat er een behoefte is, een doel óf een ambitie. Vaak ook een einddatum. Het verschil is dat oplossingsrichting en eindresultaat niet uitgekristalliseerd zijn. Het geheel is ook meer dan de som der delen!

Er moet bijvoorbeeld ook iets óm in het denken en de betekenis van de organisatie en medewerkers. Zet dat maar eens in een productbeschrijving.

Niet toereikend
Een organisatieverandering is een proces dat vraagt om een gefaseerde, iteratieve benadering. Een ontwerpaanpak is niet toereikend. Al is de beheersbaarheid, die van een programma uitgaat erg rustgevend, het is tijdelijk en het is schijn. Eigenaarschap van directie of board is cruciaal.

Het vraagt om denkkracht, veel kleine stapjes, meenemen en telkens opnieuw om je heen kijken waar je staat. Geduld, wijsheid en een open blik zijn daarbij je beste technieken.