Als professional organizer is timemanagement een van mijn visitekaartjes. Te laat komen is dan ook geen optie. Liever 10 minuten te vroeg dan een paar minuten te laat.

Al blijf ik in de meeste gevallen natuurlijk wel netjes in mijn auto wachten tot het echt tijd is, om te voorkomen dat mijn klanten in de stress schieten bij het rinkelen van de deurbel. Geen probleem, want met mobiel internet kun je tegenwoordig elke minuut nuttig gebruiken, en mocht het toevallig ’s ochtends vlak voor tienen zijn, dan swing ik nog even lekker mee met het foute uur.

Maar al te vaak maak ik echter mee dat zakelijke relaties toch heel anders omgaan met het op tijd verschijnen op afspraken. Persoonlijk heb ik er weinig moeite mee als mensen een paar minuten te laat verschijnen, maar tegenwoordig blijkt tien minuten tot een kwartier al heel normaal en is een half uur te laat komen ook geen uitzondering meer. En daar heb ik toch wat meer moeite mee.

Representatief
In mijn ogen is het een weinig respectvolle houding naar de persoon met wie je een afspraak hebt en zeker niet representatief voor je bedrijf. Want wat je product of dienst ook is, je wilt toch ten alle tijde uitstralen dat je je zaakjes op orde hebt, niet?

Afgelopen vrijdag was het weer zover. Mijn afspraak had een dag eerder al geinformeerd of onze afspraak een half uur naar achteren geschoven kon worden, aangezien hij in zijn agenda nog een extra afspraak had geperst.

In dezelfde mail gaf hij echter ook aan te zullen bellen wanneer hij bij zijn afspraak voor mij zou vertrekken. Dat is dus een indicatie voor: 1. het zal nog wel later worden en 2. hij vindt zijn andere afspraak blijkbaar belangrijker dan de afspraak met mij. Bepaald geen goeie binnenkomer dus.

Belletje
Het beloofde belletje kwam inderdaad, maar uiteraard later dan gepland. Uiteindelijk spraken we daarom drie kwartier later dan oorspronkelijk gepland, af in een centraal gelegen grand cafe. Dat moest in ieder geval lukken.

Uiterst benieuwd stapte ik even later mijn auto in en begaf mij naar de afgesproken plek. Benieuwd naar het gesprek, maar vooral naar het tijdstip waarop mijn afspraak zou verschijnen. Stipt op tijd stapte ik het grand cafe binnen en keek verwachtingsvol rond.

Helaas, mijn afspraak was er nog niet. Dus schaarde ik mij aan een tafeltje, bestelde een kopje thee en pakte mijn notitieblok met een geweldig idee voor een nieuw weblog: spoedcursus timemanagement.

Afspraak
Een kwartier later besloot ik mijn afspraak maar eens te bellen, waarna bleek dat hij nog ergens door de stad aan het dwalen was. Nog een kwartier later belde hij zelf om het precieze adres te vragen en nog eens tien minuten later stapte hij dan uiteindelijk binnen.

Toen had ik nog een half uur voordat ik weg moest. In tegenstelling tot veel van mijn klanten laat ik mijn dagplanning namelijk niet afhangen van al dan niet uitgelopen afspraken, maar door mijn agenda.

Mijn afspraak verontschuldigde zich uiteraard in drievoud en uiteindelijk werd het wonderbaarlijk nog een aangenaam en productief gesprek, waarin ik mijn gesprekspartner ook nog een spoedcursus timemanagement kon geven.

Agenda
Over timemanagement zijn honderd-en-een dingen te zeggen, maar het begint bij je agenda. Zelf de baas zijn over je agenda in plaats van deze door anderen te laten leiden. Je agenda indelen in logische blokken; wanneer je twee afspraken in een ochtend wil plannen moet je niet je eerste afspraak om tien uur maken.

Nog even een afspraak ertussen proppen? Negen van de tien keer resulteert dat in te laat komen bij alle afspraken voor de rest van de dag. De hele dag achter de feiten aanlopen is enorm vermoeiend en maakt bepaald geen professionele indruk.

Dreigt een gesprek uit te lopen? Wijs er tijdig op hoe laat je weg moet en maak een vervolgafspraak of skip een agendapunt. Kleine tips die het leven van jezelf, maar ook van een ander een stuk aangenamer maken.

Resultaat
Over een maand heb ik een vervolgafspraak met deze meneer en zullen we zien hoeveel resultaat de spoedcursus heeft gehad. Zal hij keurig op tijd binnen stappen? Zal hij de nacht voor de deur in z’n auto doorgebracht hebben? Of is dit een geval van een onverbeterlijke te laat komer die het nooit zal (willen ) leren? Ik ben benieuwd....

Marleen Holtkamp is directeur van Montas ordening en coaching, een bedrijf dat zich specialiseert in professional organizing. Montas coacht bedrijven en particulieren naar een gestructureerde en overzichtelijke werk- en leefomgeving. Voor meer informatie: www.montasordening.nl