Bij het Rijk moeten ruim 12.000 ambtenaren verdwijnen. Voor het eerst in de recente geschiedenis slagen de ministeries er op dit moment daadwerkelijk in om met minder medewerkers hetzelfde werk te blijven doen. Met name van de bedrijfsvoering wordt verwacht dat het nog met minder fte’s kan.

Door Ton Quirijnen | Logica

Dit komt vooral doordat gestaag en onomkeerbaar 'shared services'-centra tot stand komen: organisaties voor gemeenschappelijke personeelsadministratie, ICT beheer en facilitaire services. Tenslotte moeten ook ministeries toegeven dat de eigen administratie, de kantoorautomatisering of de facilitaire dienstverlening niet zo uniek is dat zij dit ook zelf moeten uitvoeren.

Regie
Tegelijk met het uitplaatsen van deze bedrijfsvoeringstaken houdt elk ministerie een regieorganisatie aan om ‘de vraag van de klant en het aanbod van dienstverlening op elkaar af te stemmen’. Maar, is een gezamenlijke regieorganisatie eigenlijk niet logischer? Hier spelen enkele lastige kwesties:

Ministeries kennen een gedwongen winkelnering bij de shared service-organisaties (SSO’s) wat het lastig maakt om de dienstverlener erg scherp te houden. Een echte sourcingsstrategie lijkt voorbehouden aan de SSO’s zelf.

Gedeeld
Dan nog het begrip shared service-organisatie; deze wordt gedeeld met andere opdrachtgevers. Afspraken ten aanzien van diensten, kostprijzen en niveau van dienstverlening maken de ministeries gezamenlijk; de regieorganisatie van één ministerie heeft daar slechts maar beperkte invloed op.

Gedeelde dienstverlening en toch één regieorganisatie per ministerie. Een middel tegen koudwatervrees? Niet helemaal. Voor de departementale ambtenaren verandert immers veel door de uitplaatsing van dienstverlening.

Deze nog zeer verschillende klantorganisaties worden geconfronteerd met gestandaardiseerde dienstverlening, moeten voortaan keuzes maken op basis van kostprijzen en extra gaan betalen voor maatwerk. Vele veranderingen en juist dáárin ligt de uitdaging voor de regieorganisatie.

Een paar tips:
• Geef de ’SSO’s in dit prille ontwikkelingsstadium de kans om operationeel excellent te worden. Tip uit het boekje, maar te vaak vergeten. In de praktijk voert maatwerk voor de klant al snel de boventoon in de discussie over de dienstverlening. Verwacht u 'customer intimacy' dan stelt de SSO vaak teleur. Maar eerlijk is eerlijk; daar was 'ie ook niet voor bedoeld. Vraag niet te veel en tegelijkertijd van uw SSO. Doe maatwerk en innovatie nog liever even zelf, of beter, samen met andere, en geef hen de tijd om zo efficiënt mogelijk te opereren.

• Verkondig de blijde boodschap van versobering in uw organisatie. Er wordt nogal krampachtig gedaan over verschraling van het keuzepalet. Echter, maatwerk is minder vaak nodig dan men denkt. Daar komt bij dat uniformering van de bedrijfsvoering de ontkokering van de ministeries mogelijk maakt. Denk alleen al even aan de Rijkswerkplek. Laat dat nou net mooi bijdragen aan een efficiënter werkende rijksdienst en afname van het aantal rijksambtenaren.

Regie, geen hype maar noodzaak. Mits gefocust op overeenkomsten in plaats van verschillen met andere ministeries zijn de regieorganisaties een belangrijke sleutel voor een nog kleinere en nog betere rijksdienst. Mogelijk gaat de doelstelling om 12.000 ambtenaren af te laten vloeien dan ook echt slagen.

Ton Quirijnen is business consultant bij Logica Management Consulting