Hoelang zit ik nog aan dit bureau?

Lege bureaus op de werkvloer: weinig demotiveert werknemers meer dan de constante herinnering dat zij de volgende kunnen zijn. Het Empty Desk Syndrome grijpt om zich heen.

Door Robbert Lunsingh Scheurleer | ASI Consulting Netherlands

Het is stil op de kantoren in Nederland. Zomervakantie 2009 is in volle gang en velen genieten van hun vakantie in Frankrijk, Italië of exotischer oorden. Voor diegenen die al weg geweest zijn of nog moeten gaan daalt er een soort serene rust neer op de kantooreilanden.

Eindelijk eens rustig doorwerken aan die paar projecten die af moeten voor september, ongestoord door collega’s doorbuffelen en zonder rij een kop koffie halen.

In september is het gedaan met de rust. Iedereen is weer terug en ook klanten en leveranciers draaien weer op volle kracht. Of toch niet?

Klimaat
Er is dit jaar namelijk wat meer aan de hand. Niet ieder leeg bureau wordt na de vakantie weer gevuld door een uitgeruste en gebruinde collega. Sommige van die bureaus blijven leeg: de zomerse temperaturen veranderen helaas weinig aan het economisch klimaat.

Hierdoor dreigt naast de Mexicaanse griep nog een ander ziektebeeld op te doemen in het najaar van 2009: het Empty Desk Syndrome (EDS). Als een olievlek breiden lege bureaus zich uit over de werkvloer als afscheid wordt genomen van de interimmers, uitzendkrachten, kortlopende contracten en tot slot van de vervroegde uittreders en de vaste contracten. Steeds minder mensen om het werk te doen, om mee te brainstormen en te innoveren.

Betrouwbaarheid
Het effect van deze lege bureaus is echter niet dat de “overblijvers” gemotiveerd worden om extra hard te werken. Integendeel, de economische crisis komt zo wel heel dichtbij. Iedere dag worden ze geconfronteerd met de onzekerheid van hun huidige situatie.

Hoe betrouwbaar is mijn werkgever? Wanneer ben ik aan de beurt? Dit leidt tot risicomijdend gedrag. Mensen nemen geen initiatief meer en proberen vooral niet op te vallen. En zo is Empty Desk Syndrome ook schadelijk voor de organisatie als geheel. Innovatie en teamwork gaan er aan en de werknemers die je als organisatie het liefst wilt behouden zijn constant bezig hun kansen op de arbeidsmarkt in te schatten.

Soms zijn ontslagen en lege bureaus niet te vermijden. Is er dan een kuur of behandeling voor het Empty Desk Syndrome?

Lege bureaus
Jazeker! Ten eerste is het van groot belang om zo snel mogelijk de lege bureaus te verwijderen en/of de werkplekken van de medewerkers zo in te richten dat ze dicht bij elkaar zitten. Zo kan nieuwe samenwerking ontstaan tussen afdelingen die voorheen vooral langs elkaar heen werkten.

Ten tweede kun je als bedrijf de vrijgekomen ruimte benutten voor het inrichten van creatieve werkplekken, een paar fauteuils, een stiltekamer en een brainstormbunker. Allerlei mogelijkheden om van de nood een deugd te maken tegen relatief lage kosten. Bijkomend voordeel, je geeft als management het signaal dat je vertrouwen hebt in de toekomst met dit team.

Ten derde, betrek het team in de crisisaanpak, waarschijnlijk hebben ze heel goede ideeën. Tot slot, blijf communiceren: laat de medewerkers merken en voelen dat ze gewaardeerd worden en dat ze van belang zijn voor de organisatie.

Dan hebben ze ook zin om aan de slag te blijven na de vakantie.

Robbert Lunsingh Scheurleer is senior consultant bij ASI Consulting Netherlands.

Tip de redactie