Het opzetten van een administratie

De starter behoort bij aanvang van de onderneming een administratie te maken die goed aansluit bij de fiscale aangifte(n). De starter is geheel vrij in het kiezen van zijn administratieve systeem. Dit zo lang maar voldaan is aan de eis dat het om een controleerbaar systeem gaat.

Het voordeel van een goed controleerbare boekhouding is dat de starter zelf ook goed inzicht blijft houden in de resultaten van zijn onderneming. De administratie is niet alleen nodig voor een ordelijke bedrijfsvoering, maar biedt ook inzicht in feiten die van belang zijn voor de heffing van belastingen. Controle van de administratie is een van de belangrijkste middelen die de Belastingdienst heeft om na te gaan of een ondernemer voldoende belasting betaalt.

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen.

Basisgegevens
Hoe lang een ondernemer zijn administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in de administratie. Bepaalde onderdelen van zijn administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Denk aan:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie; 
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op. Ook kassabonnen en kassarollen vormen in het algemeen een onderdeel van de administratie waarvoor een bewaarverplichting geldt.

Maar als de gegevens ook digitaal beschikbaar zijn, is bewaren van de papieren kassabonnen niet nodig. Wel moet de (digitale) administratie dan toegankelijk en binnen een redelijke termijn raadpleegbaar zijn voor een eventuele controle door de Belastingdienst.

Computer
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Men moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet een ondernemer niet aan zijn bewaarplicht.

Wel kan hij, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. De voorwaarden zijn:

  • alle gegevens zijn overgezet
  • de gegevens zijn inhoudelijk juist overgezet
  • de nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar
  • de geconverteerde gegevens zijn binnen redelijke tijd te (re)produceren en leesbaar te maken
  • een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke tijd worden uitgevoerd

Het is verstandig om, voordat men tot conversie overgaat, zijn plannen voor te leggen aan de Belastingdienst. Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht.

Btw
Uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw de ondernemer aan de Belastingdienst moet betalen. In de praktijk betekent dit dat hij van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

  • facturen die hij zelf uitschrijft;
  • facturen die hij moet betalen;
  • uitgaven;
  • ontvangsten;
  • privé-gebruik van goederen en diensten.

Buitennland
Als hij zaken doet met het buitenland, houdt hij afzonderlijk bij: 

  • verwervingen uit andere landen van de Europese Unie;
  • leveringen aan andere landen van de Europese Unie;
  • ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie;
  • leveringen aan landen buiten de Europese Unie.

(c) Plein+

Tip de redactie