Applicaties zijn uit, services zijn in. Proceslogica hoeft niet meer in applicaties te worden gebakken. Dat is een grote vooruitgang, want juist in processen zit de meeste dynamiek. Bedrijven kunnen dus gemakkelijker hun processen optimaliseren. Dat vraagt om proceseigenaren met voldoende bevoegdheid.

Door Wim Groenendaal | Principal IT Consultant bij Logica Management Consulting

In applicaties zit proceslogica. Deze logica beschrijft wanneer er wat moet gebeuren. Je wilt ze constant kunnen optimaliseren of aanpassen, en dat maakt het soms lastig dat ze onlosmakelijk verbonden zijn aan de applicatie waar zij deel vanuit maken.

Diensten
Mijn buurman boekt zijn vakantie via internet. Eerst zoekt hij uit waar hij heen wil, dan zoekt hij het hotel waar hij wil verblijven en tenslotte welke operator hem daar heen kan brengen en tegen welke prijs. In dat proces maakt hij gebruik van verschillende diensten, zoals vakantiebestemmingen, hotelinformatie, vliegreizen enzovoort.

Als ik een reis boek via internet, maak ik gebruik van dezelfde diensten, echter mijn proces is anders. Ik ga eerst kijken waar ik vanaf mijn favoriete vliegveld heen kan, vervolgens ga ik mij oriënteren op die bestemmingen en uiteindelijk boek ik mijn reis.

Dit voorbeeld geeft aan dat de dynamiek in het proces zit en niet in de uitvoerende dienst. Immers de diensten zijn hetzelfde, alleen de volgorde waarin ik daar gebruik van maak is anders. Het zou zelfs zomaar kunnen zijn dat ik sommige diensten helemaal niet gebruik en van andere, aanvullende diensten gebruik maak. En het is ook aannemelijk dat ik andere afwegingen maak alvorens te beslissen.

Bedrijfsprocessen
Ditzelfde zien we in bedrijfsprocessen. De uitvoerende diensten zijn meestal statisch terwijl de dynamiek in de besturing (het proces) zit. Het zijn niet alleen factoren als wet- en regelgeving, zoals Basel II (richtlijnen voor banken) en de Sarbanes Oxley Act (regels voor bedrijven die aan een Amerikaanse beurs genoteerd zijn), die aanpassingen in processen forceren. Zeker in deze tijd zullen veel bedrijven scherp kijken naar hun processen en die zonodig optimaliseren of aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Bestuurlijke informatie is vandaag de dag een integraal onderdeel van een applicatie. Als de bestuurlijke logica wijzigt, dient de applicatie te worden aangepast en daar heb je dus IT voor nodig.

Besturing en de uitvoering
Met de opkomst van Business Process Management (BPM) en (web)services komt er een scheiding tussen de besturing en de uitvoering. De procesbesturing wordt hierbij een aparte laag en de traditionele applicatie beperkt zich tot de uitvoerende diensten. De processen zijn daardoor eenvoudiger aan te passen.

Met deze scheiding komt er tegelijkertijd een nieuwe vraag: Wie is er verantwoordelijk voor het aanpassen van het proces: IT of iemand anders? Immers, in deze situatie kan het proces worden aangepast zonder dat IT daarvoor nodig is (in de ideale situatie dan). De vraag is: kan of wil de business dat zelf wel doen?

Eigenaarschap
Los van de verantwoordelijkheid voor het aanpassen wordt het eigenaarschap van een proces steeds belangrijker. De meeste bedrijven zijn ingericht in afdelingen, zoals planning, uitvoering, nazorg en financiën, allen met hun eigen verantwoordelijkheden. Processen gaan dwars door een organisatie heen en als zodanig zullen bedrijven die hun processen willen optimaliseren proceseigenaren moeten aanstellen. Dit zijn werknemers die verantwoordelijk zijn en eigenaar worden van een bepaald proces in de organisatie.

Deze proceseigenaren zullen ook de rechten moeten krijgen binnen de organisatie om hun proces te kunnen optimaliseren. Idealiter zullen bedrijven die het proces centraal zetten ook hun organisatie moeten aanpassen. Weg met de traditionele afdelingen en de organisatie inrichten op processen. Elk proces wordt op deze wijze gedragen door teams bestaande uit werknemers uit de verschillende betrokken afdelingen, in plaats van dat er slechts delen door verschillende afdelingen worden ondersteund.

Succes
Applicaties zijn uit, services zijn in en als zodanig staat het proces nu centraal. Bedrijven die erin slagen om hun organisatie te laten kantelen, zullen aanmerkelijk succesvoller zijn dan bedrijven die zich op de traditionele wijze blijven organiseren.