AMSTERDAM - Microsoft heeft een nieuwe vorm van werken ontwikkeld. Deze nieuwe ontwikkeling bespaart jaarlijks zo'n 212 miljoen dollar. Dit betekent dat de oplossing voor geïntegreerde communicatie een intern rendement van 240 procent oplevert. Welkom in de wereld van Unified Communications (UC).

Sinds juni 2008 is Microsoft Information Technology, een onderdeel dat zich bezighoudt met het ontwikkelen van nieuwe werktechnologieën, volop bezig UC bedrijfsbreed te integreren. Hiermee kunnen alle medewerkers beschikken over uitgebreide voorzieningen voor doelmatige communicatie, zoals e-mail, chatberichten, bereikbaarheidsinformatie, online vergadermogelijkheden en telefonie.

Thuiswerken
Dankzij UC zijn werknemers niet gebonden aan een bepaalde locatie, en hoeven dus niet op kantoor of op een vaste werkplek te zijn om te kunnen werken. Veel werknemers van Microsoft maken gebruik van de technologie om in het kader van een formeel telewerkprogramma buiten kantoor te werken. Hierbij streeft het bedrijf naar het bijhouden van een strakke, openbare agenda, zodat andere werknemers zien waar deze persoon zich bevindt of aan werkt.

De nieuwe manier van werken draagt ook steentje bij aan het milieu. Werknemers kunnen namelijk vaker telewerken en dus ook vaker de auto laten staan. Ook maken ze veelvuldig gebruik van webvergaderingen, zodat ze niet hoeven te reizen om een vergadering bij te wonen.

Hans van der Meer, marketingmanager Office Business Application bij Microsoft, legt uit dat er ook een klein nadeel hangt aan het ‘nieuwe' werken. Het zorgt er namelijk voor dat werknemers snel teveel werken, doordat hun ‘laptop' en dus ook het werk mee naar huis wordt genomen.

Productiviteit
De gemiddelde productiviteit is dankzij UC-technologie per werknemer met 28 minuten per dag toegenomen. Voor de invoer van UC bedroeg de productiviteit nog 12 minuten.

Iedere werknemer kan overal in het gebouw werken met een laptop, headset, webcam of smartphone en toegang tot het netwerk krijgen; dit kan via een draadloze verbinding of door in te pluggen op een werkplek. Microsoft heeft hiermee, in hun vestiging in Schiphol, al meer dan 640 duizend dollar per jaar bespaard en verwacht bij een groot aantal andere vestigingen vergelijkbare besparingen te kunnen realiseren.

Kostenbesparingen
De UC-oplossingen van Microsoft zorgt ervoor dat de telefoon, mobiele apparaten, e-mail en videovergaderen één volledig geïntegreerd geheel vormt. Resultaat is dat mensen gemakkelijker, efficiënter en goedkoper kunnen communiceren en werken, waar ze zich ook bevinden. De bereikbaar- en beschikbaarheid van personeel schiet hiermee fors omhoog.

Om medewerkers minder te laten reizen en de samenwerking te verbeteren, stimuleert Microsoft het personeel om gebruik te maken van de UC-oplossingen, met name Office Live Meeting en RoundTable. Het totaal aantal kilometers per werknemer is met 6 procent afgenomen en het aantal vluchten met 10 procent. Hiermee heeft Microsoft naar eigen zeggen al zo'n 93 miljoen aan reiskosten bespaard.

Microsoft Roundtable
Onderdeel van het UC-aanbod is Microsoft RoundTable. Dit is een panoramische videoconferentie-telefoon, die ingezet wordt bij vergaderingen en is vergelijkbaar met apparatuur van Cisco. Doormiddel van dit soort systemen kunnen thuiswerkers op een makkelijke manier toch deelnemen aan een vergadering.

Unified Messaging
Sinds de invoering van het ‘nieuwe' werken is het e-mailverkeer met 30 procent afgenomen. Dat komt door de geïntegreerde communicatieomgeving waar de medewerkers allereerst zien of de betreffende persoon aanwezig is. Vervolgens kunnen zij met een druk op de knop een bericht versturen. De communicatielijn wordt hierdoor korter.

Beheerkosten
Microsoft IT heeft de jaarlijkse beheerkosten dankzij de spraakvoorzieningen van Office Communications Server met 1,65 miljoen dollar zien dalen. Microsoft IT heeft het afgelopen jaar 30 duizend werkplekverhuizingen inclusief telefoonapparatuur ondersteund, en het team verwacht voor dit jaar een stijging naar 75 duizend.

De implementatie van UC betekent dat Microsoft IT geen extra personeel hoeft in te huren om dit aantal verhuizingen te kunnen ondersteunen. Deze besparing komt tot uiting in een verlaging van de interne verhuiskosten per werknemer van 30 naar 8 dollar.

Facilitaire divisie
De omschakeling naar softwaregestuurde VoIP (voice over IP) heeft een enorme invloed gehad op de facilitaire divisie van Microsoft. De divisie was gewend de planning voor de benodigde kantoorruimte te baseren op omzetprognoses: elke voorspelde omzetstijging leidde automatisch tot een stijging van de behoefte aan kantoorruimte. Inmiddels probeert de divisie het gebruik van de bestaande kantoorruimte te optimaliseren in plaats van meer ruimte toe te voegen.

Dankzij UC kunnen werkgevers flexibele werkplekken implementeren. Neem nu de vestiging van Microsoft in Nederland. Zij kampten met een tekort aan kantoorruimte. Op dat moment werd per werknemer 16,4 vierkante meter gehuurd, en werd door slechts 25 procent van de medewerkers een bureau gedeeld.

In plaats van simpelweg te verhuizen naar een groter kantoor, heeft het projectteam een huisvestigingsplan ontwikkeld waarbij door meer mensen minder ruimte werd ingenomen. In het nieuwe gebouw van Microsoft te Schiphol, dat in april 2008 is geopend, heeft niemand meer een eigen bureau en is per persoon 8,82 vierkante meter beschikbaar.

Cultuur
Van der Meer zegt dat "het aanslaan van deze nieuwe werkstijl in andere landen, vooral afhangt van de cultuur. Het ligt eraan welke normen en waarden de cultuur hanteert. Niet elke cultuur is hier namelijk voor geschikt. Hierbij is het belangrijk om te kijken of de organisatie ervoor open staat en of het aanslaat".