AMSTERDAM - Een beoordelingsgesprek voeren vergt een goede voorbereiding. Een slecht gevoerd beoordelingsgesprek is schadelijk voor de leidinggevende, voor de medewerker en voor de organisatie. HR Rendement heeft een aantal veelvoorkomende fouten op een rij gezet.

Vaak overheerst in de beoordeling de gulden middenweg. Men doet er een paar puntjes bij als iemand op een onderdeel heel laag scoort en men doet er toch wat puntjes af als de medewerker iets bijzonder goed doet. De totale beoordeling vervlakt daardoor aanzienlijk. Het levert beoordelingen op die in de veilige marges blijven hangen en waar men uiteindelijk niet zoveel mee kan.

Probeer van een waarneming niet meer te maken dan het is. Als iemand in een bepaalde situatie aarzelend reageert, wil dat niet zeggen dat besluiteloosheid een karaktertrek is van deze werknemer. Generaliseer dus niet.

Harde woorden
Het is vaak moeilijk om in de beoordelingen harde woorden te gebruiken. Vaak zwakt een manager zijn oordeel af omdat hij de medewerker de volgende dag weer tegenkomt bij de koffieautomaat. Gebeurt dit jaren achter elkaar op deze manier, dan kan het lijken alsof een medewerker al die tijd constant heeft gepresteerd, terwijl hij in feite veel wisselvalliger was.
­
Nog problematischer is het wanneer iemand zo slecht functioneert dat de manager het voldoende aanleiding vindt voor ontslag, terwijl de redenen daarvoor vaak niet in de beoordelingen zijn terug te vinden. Dat is niet handig. Het kan zelfs gevolgen hebben als hij achteraf niet voldoende kan aantonen dat de werknemer in gebreke is gebleven. Daarnaast is het ook nog eens onrechtvaardig ten opzichte van de medewerkers die wel goed hebben gepresteerd.

Soms herkent de manager negatieve eigenschappen van hemzelf in een werknemer. Vaak zijn dat kenmerken waar hij grote moeite mee heeft, waardoor hij ze ook de medewerkers onevenredig zwaar aanrekent.

Werkwijze
Iemand stelt vaak hoge eisen aan zichzelf en denkt vanuit die gedachte ook dat de kwaliteiten die hij bezit, de norm voor anderen moeten zijn. Dit kan voor werknemers vervelende gevolgen hebben. In de ogen van de manager haalt dan namelijk vrijwel niemand het gewenste niveau. Vaak is dat onterecht, er zijn meer wegen die naar Rome leiden. Gun werknemers hun eigen werkwijze.

In zijn beoordeling moet de manager alle eigenschappen van een werknemer op waarde schatten. Dat is niet altijd even gemakkelijk. Met name wanneer iemand kenmerken bezit die hij als zeer negatief of als zeer positief waardeert. Deze eigenschappen overheersen zozeer dat ze daardoor zijn algehele beoordeling onevenredig beïnvloeden.

Buiten de genoemde voorbeelden is het belangrijk dat de manager realistische afspraken maakt en deze ook nakomt. Verder mogen vooroordelen en eerdere beoordelingen geen rol spelen in de huidige beoordeling, net zo min als persoonlijke gevoelens. Ten slotte moet hij goed op de hoogte zijn van de taken van de medewerker en hoe hij die moet vervullen. Ook voor de medewerker moet het duidelijk zijn op grond waarvan de beoordeling plaatsvindt en wat de verwachtingen zijn.
­