Tips voor een effectief vergaderen

De grootste frustratie voor veel mensen zijn de (vaak eindeloze) vergaderingen met de halve staf die na afloop een gevoel achterlaten van "Was dat nu echt nodig?" Vergaderingen kunnen een stuk beter verlopen als je een paar grondregels in acht neemt.

1. Beleg een vergadering als het echt nodig is.
2. Bepaal een duidelijke agenda met doelen en uitgangspunten
3. Nodig alleen de personen uit die echt nodig zijn en die iets uit de vergadering kunnen halen
4. Plan een vergadering ruim van te voren. Dit kan helaas niet altijd, maar zorg er voor dat iedereen tijd heeft om voorbereidingen te treffen

5. Heb geen vergadering om er maar een te hebben. Als het niet meer nodig blijkt te zijn, annuleer hem dan
6. Begin op tijd.
7. Zet tijdslimieten op onderwerpen
8. Zorg voor een gespreksleider die tijd en onderwerpen in de gaten houdt
9. Hou je aan de onderwerpen. Wil je over koetjes en kalfjes praten? Maak het een agendapunt aan het begin
10. Eindig op tijd. Je gesprekspartners hebben vaak nog meer te doen.

Tip de redactie