7 dagen emails slepen of ...

Er zijn maar weinig programma's die je zo intensief gebruikt als je e-mailprogramma. Als dat goed in elkaar zit, bespaart het je veel muiskliks. Als het slecht in elkaar zit, kost het dus veel tijd.

Op een mensenleven gaat het in totaal al snel om zeven dagen e-mails slepen (1 minuut per dag x 200 dagen per jaar x 50 jaar = 167 uur = ± 7 dagen). Vandaar dat ik in de zomer van 2008 voor mezelf een project "Wat is het beste mail programma" ben gestart.

Na een dagje zoeken bleven er drie gegadigden over: Entourage (van Microsoft), Thunderbird (van de Mozilla Foundation, ook de motor achter Firefox) en Mail (dat standaard op je Mac staat en wat ik op dat moment gebruikte). Na een dagje testen viel Entourage af. Cluncky, onhandig en niet stabiel.

Sorteren
Een slimme hack om snel en zonder RSI-gevoelige muiskliks je mail te sorteren is MsgFiler (op de Mac) of QuickFile in combinatie met het open source mail-programma Thunderbird (Mac of Windows). Het werkt razend eenvoudig: met een sneltoets opent de plugin in een venster. Vervolgens typ je de naam van de folder waar je de mail heen wilt verplaatsen: zeg ‘GTD'. Er verschijnt een lijst van folders met die letters.

Blader met de cursor naar de goede naam, hit ‘Enter' en klaar. MsgFiler in combinatie met Mail Act-On bespaart me dagelijks minstens een minuut en een hoop geklik met de muis. Het levert me de komende jaren minstens zeven extra dagen op om leuke dingen te doen in plaats van muis slepen!

Thunderbird
Thunderbird (Mac én Windows) ziet er veelbelovend uit. Niet omdat de vormgeving fraai is, maar daar wilde ik wel overheen stappen. Wat me vooral aansprak aan Thunderbird is de mogelijkheid om er plug-ins aan toe te voegen, net als in FireFox.

De mooiste die ik vond was QuickFile, een manier om razendsnel emails te archiveren met het toetsenbord. Ook handig was een plug-in om de verzendtijd van een email in te stellen en een ‘Ad-blocker‘ waardoor advertenties onzichtbaar blijven. En ik was helemaal blij toen ik een plug-in vond die het (minder mooie) uiterlijk van Thunderbird veranderde in dat van Mac Mail. De plug-in werkt zelfs op de Windows versie van Thunderbird.

Mac Mail
Na een maand testen (inclusief het overzetten van 60.000 e-mails, wat prima ging) besloot ik toch bij Mac Mail te blijven. De redenen? Het adresboek van Thunderbird staat los van het standaard adresboek dat komt met je Mac.

Wijzigingen in het adresboek van Thunderbird komen niet terecht het Mac adresboek. Dat is niet handig, omdat bijvoorbeeld een telefoon 'synct' met het Mac adresboek. De tweede reden was dat het in Thunderbird niet echt handig is om mails te doorzoeken omdat de zoektechnologie van Mac OSX er niet ingebouwd is.

Seconde
Als ik nu "GTD" typ in de zoekbalk van Mac Mail heb ik binnen een seconde ALLE mails waar dat woord in voorkomt bij elkaar staan. In Thunderbird duurt dat minuten. Tenslotte bleek het ‘onderhoud' aan de software niet heel goed.

De aandacht van de (open source) developer community rond Thunderbird staat er wat dunnetjes bij op het moment. Het programma wordt veel minder regelmatig ge-update dan Firefox. De aandacht binnen de Mozilla Foundation ligt ook meer bij Firefox, omdat het inkomsten oplevert.

Mail Act-On
Uiteindelijk besloot ik daarom toch trouw te blijven aan Mac Mail. Maar ik miste dagelijks de QuickFile plugin. Want zeg nou zelf, wie wil er zeven dagen van zijn leven besteden aan het slepen van een muis over een matje? Gelukkig vond ik niet lang daarna Mail Act-On en MsgFiler. Mail Act-On is gratis en aan MsgFiler zul je niet failliet gaan ($8). Zeven dagen winnen in je leven voor acht dollar, dat is een hele goede deal :-)

Tip de redactie