In het algemeen geldt dat alle uitgaven gemaakt voor de uitoefening van de onderneming aftrekbaar zijn voor de berekening van de fiscale winst. Dit ongeacht of de zzp'er nu wel of niet aan het urencriterium voldoet.

Met deze uitgaven wordt in het algemeen bedoeld de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.

De hoogte van deze kosten wordt in principe niet getoetst door de Belastingdienst. Soms zijn er echter wel enige wettelijke beperkingen ten aanzien van deze - in principe - ongelimiteerde aftrekmogelijkheden. Hieronder worden de belangrijkste beperkingen behandeld. Het gaat om kosten van:
- werkruimte thuis;
- voedsel, drank, genotmiddelen, representatie en congressen;
- telefoonkosten;
- de eigen auto.

Werkruimte thuis
Een thuiswerkruimte waarvan de kosten (tot op een bepaalde hoogte) aftrekbaar zijn moet aan de volgende criteria voldoen:
- naar 'verkeersopvatting' zelfstandig zijn;
- tenminste 70 procent van het inkomen moet de zzp'er in de ruimte thuis verdienen;
- wanneer er ook nog een werkruimte elders is, moet de zzp'er ten minste 30 procent van het inkomen in de werkruimte thuis verdienen.

Voedsel, drank en genotmiddelen, representatie, congressen
Als deze kosten gemaakt worden voor de onderneming, zijn ze voor 73,5 procent aftrekbaar. Maakt u bijvoorbeeld kosten voor het bezoeken van een seminar of een congres, dan geldt deze aftrekbeperking ook voor de reis- en verblijfkosten.

Tip
Er moet wel in de aangifte inkomstenbelasting specifiek om toepassing van de 73,5 procent regel worden verzocht. Het is ook mogelijk om alle kosten af te trekken. Er geldt dan wel een drempel van 4200 euro. De kosten boven dit bedrag komen dan volledig in aftrek.

Telefoonkosten
De abonnementskosten van uw privételefoon zijn niet aftrekbaar. De kosten van zakelijke gesprekken zijn volledig aftrekbaar. De abonnements- en gesprekskosten van een aparte zakelijke aansluiting of een aparte zakelijke mobiele telefoon zijn ook volledig aftrekbaar.

Autokosten
Wanneer de zzp'er de eigen auto gebruikt voor zakelijke ritten, dan kan hij de kosten van de zakelijke kilometers voor zijn onderneming in principe aftrekken. Deze kosten zijn vastgesteld op 0,19 euro per kilometer.

Het is in dit systeem niet mogelijk om overige kosten - zoals onderhoudskosten - in mindering te brengen op de winst. Woon-werkverkeerkilometers vallen eveneens onder zakelijke kilometers die voor 0,19 euro per kilometer in aftrek komen.

Een auto op de balans
Het is ook mogelijk de eigen auto als ondernemingsvermogen op de balans te zetten. De voordelen zijn duidelijk: alle afschrijvings-, onderhouds- en brandstofkosten zijn aftrekbaar. Echter, er is ook een nadeel: er zal een bijtelling bij de winst moeten plaatsvinden in verband met het privégebruik van de auto. De basis voor deze bijtelling is de cataloguswaarde van de auto. Het percentage is 25 procent. Indien de auto voldoet aan een strenge CO2-uitstootnorm kan deze bijtelling beperkt worden tot 14 procent.

Indien aantoonbaar (via een sluitende kilometeradministratie) de zzp'er minder dan 500 kilometer privé rijdt, is de bijtelling nihil. Ook in deze situatie worden de woon-werkkilometers als zakelijke kilometers aangemerkt.

Bron: Zelfstandig ondernemen Zonder Personeel door mw. C.W.P. Wapperom en mr. J.G.S. Warmerdam, Uitgeverij Kluwer, 2008