Voor alle goederen en diensten aan een andere ondernemer of rechtspersoon die geen ondernemer is, moet een factuur worden uitgeschreven. Op de factuur moeten verplicht basisgegevens staan.

  • Enkele van deze gegevens zijn:
    - een opeenvolgend nummer;
    - de datum van uitreiking van de factuur;
    - de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid of de datum (voor zover vastgesteld kan worden) van vooruitbetaling en deze   datum verschilt met de uitreikingsdatum van de factuur;
    - naam en adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht;
    - het btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht;
    - het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of dienst is verricht ingeval van een verlegging van de heffing of aan wie intracommunautair wordt geleverd met toepassing van het 0 procent tarief;
    - een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst;
    - de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst;
    - het toegepaste tarief;
    - het btw-bedrag uitgedrukt in euro's;
    - als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger; zijn naam en adres en btw-identificatienummer.

Btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer
Het btw-identificatienummer van een Nederlandse ondernemer bestaat uit veertien posities. Het begint met de landcode NL, gevolgd door 9 cijfers, waarin uw omzetbelastingnummer is opgenomen plus een toevoeging van 3 posities: BO1 t/m B99. Het omzetbelastingnummer heeft vaak minder dan 9 cijfers voor de toevoeging B01 t/m B99. In dat geval wordt het btw-identificatienummer aangevuld met voorloopnullen. Ook staan er geen punten in het nummer.

Voorbeeld
Omzetbelastingnummer: 1234567B01
Btw-identificatienummer: NL001234567B01

Tijdstip factureren
De factuur moet vóór de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen of diensten zijn geleverd worden verzonden. De klant heeft deze factuur nodig om de btw die hun in rekening is gebracht als voorbelasting te kunnen verrekenen.

Om de btw als voorbelasting te kunnen verrekenen, moet met originele facturen, rekeningen of nota's worden aangetoond hoeveel btw door leveranciers in rekening is gebracht. Voor de aftrek van voorbelasting is het belangrijk dat alle verplichte gegevens op de factuur staan.

Elektronisch factureren
Facturen mogen elektronisch worden verzonden als de afnemer daarmee akkoord gaat en een aantal waarborgen in acht worden genomen. Zo moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur worden gewaarborgd. De Belastingdienst beschikt over een brochure waarin de voorwaarden waaraan een elektronische factuur moet voldoen zijn beschreven. Het zogeheten e-factureren of e-billing is in opkomst.

Bron: Zelfstandig ondernemen Zonder Personeel door mw. C.W.P. Wapperom en mr. J.G.S. Warmerdam, Uitgeverij Kluwer, 2008