Een werkgever kan de kosten voor een studeer- of werkruimte in de woning van de werknemer alleen in uitzonderingsgevallen belastingvrij vergoeden.

Voorwaarden ‘erkende' werkruimte
Een werkruimte wordt pas fiscaal ‘erkend' als deze kan worden beschouwd als een zelfstandig deel. Een zelfstandig gedeelte houdt in dat de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou kunnen worden, omdat deze beschikt over een eigen opgang of over eigen sanitair.

Daarnaast moet vanuit de werkruimte een groot deel van het inkomen worden verdiend. Daarvoor gelden de volgende regels:
- De werknemer heeft buitenshuis wel een soortgelijke werkruimte. Een vergoeding of verstrekking voor de kosten van werkruimte behoort niet tot het loon als de werknemer in de werkruimte thuis 70 procent of meer van zijn arbeidsinkomen verdient.
- De werknemer heeft buitenshuis geen soortgelijke werkruimte. Een vergoeding of verstrekking voor de kosten van werkruimte behoort niet tot het loon als de werknemer zijn arbeidsinkomen voor 70 procent of meer in of vanuit de werkruimte thuis verdient, en ook zijn arbeidsinkomen voor 30 procent of meer in de werkruimte thuis verdient.

Maximumvergoeding
In beide situaties is een vergoeding en verstrekking vrijgesteld van maximaal 20 procent van de huur (bij een huurwoning) of maximaal 20 procent van de huurwaarde (bij een eigen woning). In deze 20 procent zijn ook de energiekosten en de kosten van de inrichting begrepen. Onder huurwaarde wordt hier de economische huurwaarde verstaan. Voor het bepalen van de economische huurwaarde wordt uitgegaan van de WOZ-waarde van de woning. WOZ staat voor Wet waardering onroerende zaken. De WOZ-waarde staat op de beschikking die de werknemer van de gemeente heeft ontvangen.

Tip
Voor de vraag welk deel van de arbeidsinkomsten nu juist in de werkruimte thuis wordt verdiend worden de uren die in de werkruimte worden doorgebracht afgezet tegen het totale aantal gewerkte uren. Reistijd moet alleen als werkuren worden meegeteld als deze tijd volgens de arbeidsovereenkomst tot de werktijd wordt gerekend en het loon daarop ook is afgestemd. Meestal gaat het dan om dienstreizen. Uren besteed aan woon-werkverkeeruren worden vaak niet als werkuren beschouwd.