Werkgevers mogen hun werknemer een onbelaste vergoeding geven voor de reiskosten die de werknemer maakt voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen (bijvoorbeeld naar klanten) of reizen voor een opleiding die de werknemer voor zijn werk volgt.

 Voor het vergoeden van de reiskosten van de werknemer gelden een aantal regels, die afhangen van de manier van reizen.

Eigen vervoer
Maakt de werknemer gebruik van eigen vervoermiddelen dan kunt u:

- een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal 0,19 euro per kilometer (Dat mag alleen voor de zakelijk gereden kilometers. Uit privé-overwegingen gereden omrijkilometers mag u niet onbelast vergoeden);
- een vaste reiskostenvergoeding geven;
- de totale autokosten (inclusief afschrijving) vergoeden (In dit geval gelden de regels voor een auto die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld).

Let op!
Als uw werknemer voor zijn werk met een taxi, boot of vliegtuig reist, mag u de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden. Voor deze vervoermiddelen geldt niet de maximale onbelaste vergoeding van 0,19 euro per kilometer en mag u geen onbelaste vaste vergoeding geven.

Openbaar vervoer
Reist de werknemer met openbaar vervoer, dan kunt u kiezen tussen:

- een onbelaste vergoeding van maximaal 0,19 euro per kilometer;
- of vergoeding van de werkelijke reiskosten; u moet dan wel de vergoede plaatsbewijzen in uw administratie bewaren.

Tips
- Als uw werknemer de afstand gedeeltelijk met eigen vervoer reist en gedeeltelijk per openbaar vervoer, mag u voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van 0,19 euro per kilometer.
- Reist uw werknemer voor zijn werk met het openbaar vervoer? Dan kan hij onder voorwaarden voor de inkomstenbelasting recht hebben op de reisaftrek.

Vervoer vanwege de werkgever
In de volgende situaties is sprake van vervoer vanwege de werkgever:

- U organiseert het vervoer van uw werknemer, bijvoorbeeld met een personeelsbus of door een auto of fiets van de zaak ter beschikking te stellen.
- U regelt dat uw werknemer meerijdt in het privé-vervoermiddel van een collega, die daarvoor een vergoeding ontvangt.
- Uw werknemer reist per openbaar vervoer met vervoerbewijzen die u hebt gekocht en aan hem hebt verstrekt.

U mag in deze situaties geen onbelaste kilometervergoeding betalen.