Werkgevers kunnen hun werknemers onbelast een maaltijd vergoeden of verstrekken. Tenminste als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben.

 Meer dan bijkomstig zakelijk karakter
Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:

- al of niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
- dienstreizen
- reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
- zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
- werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew
- werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

Kan een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis eten? Dan is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Als u als werkgever dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij de normbedragen voor maaltijden in bedrijfskantines (€ 2,05 per lunch en € 3,90 per warme maaltijd). Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt.

Een onbelaste vergoeding of verstrekking is niet mogelijk als het zakelijk karakter van bijkomstig belang is. In dat geval moet u de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon rekenen.

Belaste maaltijden in bedrijfskantines
Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden in bedrijfskantines met een privékarakter wordt de waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op een forfaitair bedrag. De eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag u daarop in mindering brengen. Een eigen bijdrage kan niet leiden tot een negatieve bijtelling. Brengt u de forfaitaire bedragen niet (geheel) aan de werknemer in rekening? Dan is het verschil tussen het forfaitaire bedrag en hetgeen u in rekening brengt belast. Hierover kan eindheffing (de loonheffing komt voor uw rekening) plaatsvinden op basis van het tabeltarief.

Let op!
De regeling geldt niet voor vergoedingen. Als u een vergoeding voor maaltijden in een bedrijfskantine verstrekt, is deze op de normale wijze als loon belast. Als de maaltijd in de bedrijfskantine een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, geldt de hoofdregel. Een vergoeding of verstrekking is dan onbelast.

Tip
Een vergoeding of verstrekking van consumpties die tijdens werktijd worden genuttigd, behoort niet tot het loon. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde.