Een werkgever kan zijn werknemer die vaak dezelfde soort kosten maakt, een vaste kostenvergoeding geven. Deze vaste kostenvergoeding moet zijn gespecificeerd naar de aard van de kosten en de veronderstelde omvang daarvan. Een berekening met exacte bedragen hoeft dus niet.

Als een werkgever een vrijgestelde vergoeding geeft, moet hij aannemelijk kunnen maken dat deze vergoeding aan de voorwaarden voldoet voor de vergoeding van beroepskosten. Dat betekent dat het moet gaan om de vergoeding van kosten die de werknemer voor de verwerving van zijn loon maakt. Bovendien moeten die kosten binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk zijn.

Steekproef
Om te bepalen of deze vergoeding belasting- en premievrij mag worden verstrekt, kan de Belastingdienst de werkgever vragen om steekproefsgewijs te onderzoeken welke uitgaven de werknemers gedurende bepaalde tijd hebben gedaan. Een dergelijk onderzoek zal van tijd tot tijd moeten worden herhaald, wil het als betrouwbare basis kunnen dienen voor de hoogte van een vaste vrijgestelde kostenvergoeding. Voor een vaste vergoeding die op basis van een CAO wordt betaald, geldt deze procedure ook. Zo'n vergoeding is niet zonder meer vrijgesteld.

Vrijstelling
Een vrijstelling geldt voor vergoedingen en verstrekkingen samen. De werkgever moet dus vergoedingen en verstrekkingen van dezelfde soort bij elkaar optellen om te beoordelen of het totaal geheel of gedeeltelijk vrijgesteld is. Bijdragen van de werknemer aan vrije verstrekkingen komen niet in mindering op zijn loon. Dat geldt ook voor gehele of gedeeltelijke terugbetaling van een vrije vergoeding.

Als een verstrekking of vergoeding niet volledig vrij is, geldt vaak een normbedrag dat de werkgever tot het loon moet rekenen. Het niet-vrije gedeelte van de verstrekking of vergoeding wordt dan belast. Als de werkgever in dat geval een eigen bijdrage vraagt van de werknemer, dan komt deze eigen bijdrage in mindering op het (norm)bedrag dat de werkgever tot het loon moet rekenen.

Let op!
Een vaste kostenvergoeding moet u afzonderlijk vaststellen. Het is dus niet toegestaan dat u de vrijstelling toepast op een gedeelte van het loon dat u met de werknemer bent overeengekomen; ook niet als de hoogte van dat loon mede is afgestemd op de kosten die door de werknemer worden gemaakt.

Tip
Als een werknemer vanwege ziekte of vakantie niet werkt, zal hij de kosten waarvoor een vaste onkostenvergoeding wordt gekregen niet of niet geheel maken. Bij betrekkelijk korte perioden van ziekte of verlof mag u toch de vaste vergoeding belastingvrij blijven doorbetalen. Bij langdurige afwezigheid kan dit niet, tenzij ook de kosten in die periode normaal doorgaan.