Elke vrijwilligersorganisatie heeft met geld te maken en dat gaat niet altijd goed. Fraude en fouten liggen op de loer.

Wie goede afspraken maakt, kan veel fouten, misbruik en fraude voorkomen.

Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk (NOV) heeft samen met Kascommissiegids.nl tips opgesteld die kunnen helpen om de financiën goed te regelen.

1. Beperk het contante geldverkeer. Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner en geldverkeer wordt automatisch geregistreerd.

Controle

2. Periodieke controle van alle betalingen. Iemand uit het bestuur – dat is iemand ánders dan de penningmeester – controleert bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen aan de hand van originele dagafschriften of alle mutaties via internet. Jaarlijks vindt een extra controle plaats door de kascommissie.

3. Afspraken over betalingen aan bestuursleden. Leg schriftelijk vast welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren. Geld lenen van de vereniging is nooit toegestaan.

4. Ander bestuurslid geeft goedkeuring na beoordeling van de factuur door de penningmeester. Eventueel laat u deze maatregel alleen gelden voor betalingen boven een bepaald bedrag.

Factuuradres

5. Factuuradres is niet het adres van de penningmeester. Het is handig om het adres van de secretaris als factuuradres aan te houden. Het voordeel van deze maatregel is dat ook anderen dan alleen de penningmeester eventuele betalingsherinneringen zien.

6. Als u toch met contant geld moet werken, zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld:
- Stort aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank.
- Laat bij collectes altijd twee personen het geld tellen en daarvoor tekenen
- Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, hou regelmatig inventarisaties, voer tussentijdse controles uit.
- Zorg bij kaartverkoop voor genummerde kaartjes. Controleer dagelijks het aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.

Penningmeester

7. Stelt u een nieuwe penningmeester aan of iemand anders die met geld van uw vereniging of stichting in aanraking komt? Doe navraag bij de organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was en vraag een Verklaring Omtrent Gedrag aan.

8. Vraag bij minstens drie verschillende aanbieders offerte op, als u uitgaven moet doen die meer dan 5 procent van de begroting bedragen.

9. Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging. Inventariseer ook periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.