Thymer, een praktische handleiding

Beheer snel en overzichtelijk je projecten en taken met Thymer. Voor individuen, maar ook samenwerking in teams en kleine bedrijven. Inclusief laagdrempelig tijdschrijven.

Thymer noemt zichzelf een projectmanagement en taakmanagement planning tool voor mensen die daar een hekel aan hebben. Individuen, teams en kleine bedrijven vormen de doelgroep. Thymer wil zich onderscheiden van de andere task managers door de ideale balans te vinden tussen gemakkelijke invoer van nieuwe taken, intuïtieve drag & drop planning, goede overzichten en krachtige ondersteuning voor het samenwerken in teams.

Thymer is momenteel in private beta wat betekent dat je een uitnodiging nodig hebt om een account aan te kunnen maken. Op 11 juni 2009 ontving ik mijn uitnodiging en op 2 juli ben ik met Thymer gaan experimenteren. Na mijn eerste ervaring heb ik zo’n 15 zaken doorgegeven aan Thymer waarbij twee dingen opvielen:

  1. Het geven van feedback is erg laagdrempelig. Je klikt op feedback, typt in het grote tekstveld en klikt op Send.
  2. Binnen 24 uur ontving ik op alles een reactie en waren de bugs opgelost. Met betrekking tot functionele vragen en wensen kreeg ik een erg goede inhoudelijke terugkoppeling over het hoe en waarom of de globale functionele planning.

Hierboven staat een screenshot van de takenlijst van Thymer. Thymer spreekt mij om een aantal redenen aan:

  • De indeling van het hoofdscherm is overzichtelijk: wat doe ik vandaag, deze week of later.
  • Je kunt de taken eenvoudig van volgorde veranderen door ze te verslepen.
  • Door de slimme invoerbalk kun je erg snel nieuwe taken invoeren.
  • De applicatie reageert in het algemeen lekker snel.
  • Per taak kun je ook eenvoudig tijd schrijven en met één klik aangeven dat een taak  te factureren is.
  • Je kunt snel focussen op een (deel)project door erop te klikken, andere taken worden dan gefilterd.

De interface van Thymer

De slimme invoerbalk van Thymer

Onder de opsomming van projecten is de invoerbalk te zien. Tekst die je invoert met een apenstaartje ervoor (@) interpreteert Thymer. Zo kun je een taak als volgt invoeren:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important

Thymer maakt dan een taak aan in het project “EenManierOm” en kent deze toe aan de gebruiker “PatrickM” met als einddatum 09-07-2009 (het huidige jaar hoef je niet op te geven). Ook wordt de taak gemarkeerd (flag) als “Important”. De invoer is overigens case-insensitive, “@patrickm” werkt ook.

Om het herkennen van dergelijke invoer mogelijk te maken is de naamgeving van projecten en tags beperkt:

  • de naam van een gebruiker/teamlid kan niet worden gebruikt omdat deze voor het herkennen van de toekenning van een taak nodig is;
  • de woorden @discuss, @important, @billable en @waiting worden gebruikt om taken in de rechtermarge te markeren (vlaggen);
  • een datum formaat zoals @9/7 of @9.7 (de Duitse stijl van het noteren van data) wordt gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
  • een datum kan ook als volgt worden opgegeven: @2nd, @3rd, @26th;
  • de woorden @today, @tomorrow en @last worden ook gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
  • de notaties @30m en @1.5h worden gebruikt om een tijdsinschatting op te geven;
  • als je in de naamgeving gebruik hebt gemaakt van spaties zoals in “Patrick Mackaaij” dan laat je deze in de slimme invoerbalk weg of werk je met koppeltekens zoals “patrick-mackaaij”.

Thymer zet ieder @woord dat het niet herkend om naar een tag. Het onderstaande voorbeeld levert de tag “NieuwArtikel” op:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important @NieuwArtikel

Een slimme invoerbalk verschijnt ook als je dubbelklikt op een taak. Of op het pensymbool (edit) links van een taak. In deze weergave zijn de toegekende gebruikers, projecten en tags onder de invoerbalk aan te passen. Met de twee pijltjes omhoog naast de invoerbalk schakel je om naar een invoerbalk die de @-symbolen weergeeft.

Je kunt de centrale invoerbalk van bovenin het scherm verslepen met de muis en dan middenin de takenlijst neerzetten om daar een aantal taken in te voeren. In de ingevoerde tekst worden webadressen herkend en klikbaar gemaakt.

Tijd schrijven met Thymer

Je kunt met Thymer ook eenvoudig tijd schrijven. Klik daarvoor op "Log time" aan de linkerkant van een taak. De timer start direct. Je kunt ook handmatig tijd toevoegen met de knoppen 10m, 20m, 30m, 1h, 2h, 4h en 8h. Elegant is ook de optie "since last entry" die de tijd berekent tussen nu en de vorige invoer. Als je vergeten bent de klok te starten maar je hebt wel in één keer door gewerkt dan schrijf je zo alsnog exact de juiste bestede tijd weg.

Snel meerdere taken in Thymer invoeren

Rechts naast de invoerbalk kun je via “Options” de functie “Bulk Add” activeren om meerdere regels in één keer toe te voegen.

Projecten aanmaken in Thymer

Boven de invoerbalk staan de aangemaakte projecten. Door op een projectnaam te klikken toont Thymer alleen de taken die bij het gekozen project horen. Het actieve project is zwart gemarkeerd.

Als in de taken die nu worden getoond ook tags aanwezig zijn dan verschijnen deze onder de projectnamen. Klikken op een tag filtert de taken die niet van deze tag zijn voorzien.

Als bij het invoeren van nieuwe taken een filter actief is dan worden de betrokken gebruikers, projecten en tags gekoppeld aan te taak.

Plannen met Thymer

Taken boven de lijn Today (zie het eerste screenshot) zijn voor vandaag gepland. Het gedeelte daaronder is bedoeld voor taken die binnen nu en zeven dagen worden afgehandeld. In het onderste gebied plaats je taken die “later” spelen.

Je kunt taken eenvoudig verslepen met de muis. Taken die voorzien zijn van een einddatum die met de huidige planning niet wordt gehaald worden rood weergegeven. Taken met een datum erin worden door Thymer 's nachts automatisch “omhoog” geplaatst.

Thymer kan je via e-mail een herinnering sturen om je te attenderen op deadlines, op de dag zelf tot vijf dagen van tevoren. De e-mailberichten worden om 04:00u aan je verstuurd. Zie hiervoor de Settings.

Een takenlijst afdrukken met Thymer

Onder “Options” kun je ook de huidige takenlijst afdrukken/printen waarbij de interface symbolen aan de linkerkant van de taak vervangen zijn door een checkbox om de taak af te vinken.

Rapporteren met Thymer

Via de optie Reports kun je met “Create Report” een rapport samenstellen. De filters voor gebruikers, projecten en tags zijn ook daar aanwezig. Je kunt het rapport beperken tot taken die met de vlag “billable” zijn gemarkeerd. Vervolgens geef je aan welke details in het rapport opgenomen moeten worden en over welke periode je wilt rapporteren. Het rapport kun je bewaren voor hergebruik.

Het gegenereerde rapport eindigt met een telling van de totale bestede tijd en de tijd die factureerbaar is, bijvoorbeeld:

Totals 4.0 hours of which 3.0 billable

Samenwerken met Thymer

Via Settings kun je nieuwe teamleden aanmaken. De teamleden gebruik je op dezelfde manier als een project of tag. De teamleden staan rechtsboven opgesomd. Als je op een naam klikt dan filtert Thymer de takenlijst zodat alleen de taken van het gekozen teamlid zichtbaar zijn. Taken die je nu invoert worden automatisch aan dit teamlid toegekend.

Teamleden kunnen de taken en projecten zien. Als je Thymer ook gebruikt voor taken die je niet wilt delen dan schaar je deze onder een apart project welke je als privé markeert. De optie Private verbergt zowel het project als de bijbehorende taken.

Thymer kan e-mail sturen om je te attenderen op activiteiten die anderen dan jijzelf in Thymer uitvoeren op gedeelde projecten. Zie de Settings.

De weergave die je activeert met de knop Reports wordt automatisch, real time, bijgewerkt met gedetailleerde ondernomen acties. Dit rapport voor iedereen zichtbaar houden tijdens de werkzaamheden werkt motiverend en faciliteert een snelle uitwisseling van informatie. Voor de uitwisseling van informatie kun je in dit scherm ook een generieke (niet aan een taak gerelateerde) opmerking toevoegen. Dit rapport is ook als RSS feed beschikbaar.

N.B.: Momenteel kun je geen andere, bestaande Thymer gebruikers aan het team koppelen.

Sneltoetsen gebruiken in Thymer

Om nog sneller met Thymer te werken kun je gebruik maken van de volgende sneltoetsen.

CTRL+Pijltje omhoog Vorige project
CTRL+Pijltje omlaag Volgende project
Pijltje omhoog Vorige taak
Pijltje omlaag Volgende taak
e* Edit
Esc Cancel
f Finish (markeer als done/complete)
g Go (start timer voor bestede tijd)
d Discuss (voeg een opmerking in)

* Edit met de sneltoets opent direct de geavanceerde edit invoerbalk.

Taken toevoegen aan Thymer via e-mail of twitter

Via e-mail en twitter kun je ook taken toevoegen aan Thymer. De slimme invoermethode werkt hier natuurlijk ook.

Taken kun je vanaf een e-mailadres dat aan jouw account is gekoppeld sturen naar addtask@thymer.com – de taak wordt aangemaakt op basis van het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht verschijnt als commentaar. E-mailadressen stel je in via Settings.

Je kunt ook taken toevoegen via Twitter. Begin de tweet met "@stunf nt" (voor New Task). Omdat het apenstaartje in Twitter een andere betekenis heeft gebruik je voor Thymer functionaliteit een plus (+) of sterretje (*). Een Direct Message is ook mogelijk. Twitter vereist voor het versturen van Direct Messages dat de accounts van de verzender en ontvanger elkaar volgen.

Toekomstige ontwikkelingen van Thymer

Thymer is nog sterk in ontwikkeling. Gezien de laatste ontwikkelingen van Thymer en de manier waarop men omgaat met feedback vermoed ik dat Thymer een populaire taskmanager gaat worden. De volgende functionaliteiten heeft Thymer genoemd als mogelijke toekomstige ontwikkelingen:

  • Een versie voor onderweg (mobiel/PDA) voor bijvoorbeeld iPhone, HTC, Palm Pre, etc.
  • Het zoeken naar taken op trefwoorden;
  • Het filteren en sorteren van taken op de toegankelijke opties discuss, important, billable en waiting for.
  • Het toevoegen van bijlagen/attachments.
  • Informatie delen buiten een team om samen te werken met andere Thymer gebruikers.
  • Een ‘hoger niveau’ dan projecten, in termen van doelen en milestones.
  • Het aanpassen van meerdere taken tegelijk.
  • Het exporteren van taken omwille van een persoonlijke backup (Thymer maakt natuurlijk zelf wel backups).
  • Offline werking zodat je door kunt werken als je niet beschikt over een Internet verbinding of de service onverhoopt niet bereikbaar is.
  • Een API zodat ontwikkelaars voort kunnen borduren op Thymer, een belangrijke factor in het succes van bijvoorbeeld Twitter.

Thymer is eerder genoemd op Lifehacking.nl in het artikel “Thymer is online projectmanagement. Simpel.” en later, enthousiast geraakt door de manier waarop Thymer omgaat met feedback, is een interview met de Nederlandse ontwikkelaars van Thymer gepubliceerd. In het interview geeft Thymer ook aan hoe de tool ingezet kan worden voor de Getting Things Done (GTD) stappen Collect/Process, Organise en Review. Alle Thymer artikelen op Lifehacking.nl, ook de toekomstige, zijn te vinden onder de tag Thymer.

Betaalde pakketten

Gedurende de Beta periode is Thymer gratis te gebruiken. Ook na de beta zal er een gratis versie beschikbaar blijven voor persoonlijk gebruik. Daarnaast komen er betaalde pakketten voor teams/bedrijven en professionals/freelancers.

Via het weblog kun je meer te weten komen over de visie en het ontstaan van Stunf, het Nederlandse bedrijf (uit Eindhoven) achter Thymer. Het weblog informeert ook over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Thymer.

Wil je direct aan de slag met Thymer, schrijf je dan in en gebruik de betakey LIFEHACKING. We mogen er 150 weggeven dus ben er snel bij!

Op mijn weblog Een manier om... staan meer informatieve artikelen en praktische tools. Deze tekst is daar in onderhoud als het artikel "Een manier om met Thymer snel en overzichtelijk projecten en taken te beheren als individu, team of klein bedrijf". Voor kortere berichten kun je me volgen op http://twitter.com/mackaaij

Reacties

Tip de redactie