Heb je veel openstaande acties en to-do's in je Gmail staan? Met deze tip leer je snel en eenvoudig hoe je deze kunt verwerken zonder ze te vergeten!

Gmail is de middenstip van het voetbalveld waarop ik werk en leef. En ik werk veel met te-doen-lijstjes. Daar zijn allerlei hippe (en minder hippe) webdiensten voor, zoals Remember The Milk en TaDa-list. Nadeel: je moet hiervoor een speciale webpagina bezoeken en er apart op inloggen. Daarom werk ik nu met een te-doen-lijstje in Gmail. Even knutselen en je hebt er ook een...

De voorbereiding:

1. Maak een nieuw contact aan met als e-mailadres 'jegebruikersnaam+todo@gmail.com' en als naam een eenvoudige, unieke reeks tekens, zoals 'qqq'. 2. Maak een nieuw label aan dat begint met speciale tekens: dan komt het label bovenaan in de labellijst te staan. Ik gebruik deze: [] todo. 3. Maak een filter aan dat dit label automatisch toekent aan alle berichten die aan 'jegebruikersnaam+todo@gmail.com' gericht zijn. Laat ze ook archiveren, ofwel de inbox overslaan. 4. Als je dat nog niet hebt gedaan: zet de functie sneltoetsen ('shortcut keys') aan en zorg ervoor dat je een signature hebt.

Items invoeren:

1. Tik c: er wordt een leeg e-mailbericht aangemaakt, de cursor staat in het To-veld 2. Tik qqq: Gmail suggereert jegebruikersnaam+todo@gmail.com 3. Druk tweemaal op tab om het e-mailadres te bevestigen en naar onderwerpregel te gaan. 4. Schrijf nu je te-doen-lijst item. 5. Tik tab + tab + enter om te verzenden. Je filter doet de rest.

Sinds kort heb ik naast een te-doen-lijstje een bellijstje. Hierin staan personen met hun telefoonnummer en het onderwerp. Het gaat om niet-urgente onderwerpen. Het bellijstje pak ik erbij in even-niets-te-doen-momenten. Als ik het lijstje oproep op mijn iPhone, kan ik bovendien de nummers in de lijst aanklikken om direct te bellen.

Afgewerkt item? Verwijder het bericht of het label.

Reacties