Als je na je vakantie terugkomt en 1000 mails in je inbox vindt ben je dan nog relaxed? Deze Lifehack helpt je om weer snel bijgewerkt te zijn.

In mijn nieuwste boek 'Elke dag je hoofd en inbox leeg' beschrijf ik hoe je elke dag supersnel en efficiënt je inbox leegmaakt in Outlook. Maar als je een paar weken op vakantie bent geweest, kun je wel wat paardenmiddelen gebruiken voor de eerste dag na je vakantie. Mijn Outlook ging in elk geval 3200 mails binnenhalen toen ik terugkwam - en ik was blij dat ik een paar van onderstaande trucjes al kende.

  1. Zoek eerst uit hoe je mails kunt sorteren en groeperen in jouw mailreader. In Outlook kan dat onder andere via het Weergavemenu.
  2. Sorteer dan alle e-mails in je inbox op onderwerp. Op die manier zal veel spammail die niet door je spamfilter is verwijderd zich alsnog clusteren. Je kunt dan vrij eenvoudig alle mails die beginnen met Cyrillische tekens verwijderen en ook alle spam met steeds hetzelfde onderwerp herken je zo.
  3. Sorteer dan je mails op de geadresseerde. Dat is misschien niet voor iedereen relevant, maar ik krijg toch nog wel eens e-mail (met name spam) binnen die is verstuurd naar een heel andere e-mailadres dan mijn eigen adressen. Op deze manier kan ik die mails ook vrij snel verwijderen.
  4. Sorteer daarna de overgebleven mails op de afzender en de verzenddatum/tijd. Zo heb je steeds de mails van dezelfde afzender bij elkaar - op volgorde waarop ze verzonden zijn. Ik scan ze dan zelf even snel door op volgorde van de verzenddatum - de oudste eerst. Maar ik stuur nog geen antwoorden op deze mails. Zo voorkom ik dat ik ga reageren op iets wat daarna al weer wordt veranderd of teruggetrokken in een nieuwer mailtje.
  5. Als ik alles heb doorgelezen ben ik in elk geval weer 'bij'. Ik weet welke issues er spelen, of er heftige problemen zijn en welke mails ik als eerste wil gaan behandelen.

Van tevoren denk ik trouwens ook even na over deze eerste dagen na een vakantie. Ik noem in m'n out-of-office autoreply mail bijvoorbeeld een datum dat ik weer mail ga lezen die een paar dagen later ligt dan de eerste dag dat ik weer op kantoor ben. Zo voorkom ik dat alles meteen urgent aanvoelt als ik net lekker uitgerust terugkom.

Zodra ik op deze manier weer 'bij' ben, is het gelukkig vrij simpel om m'n inbox de rest van het jaar elke dag leeg te houden.

Ik had trouwens verwacht dat ik op Internet nog wel meer tips tegenkwam voor het verwerken van post-vakantie mail, maar ik kon zo snel niets vinden. Iemand anders? En wat zijn jullie eigen tips? Ze zijn van harte welkom in de comments hier.

Reacties