Een informatieverslag geeft je inzicht waaraan je je tijd besteedt.

Als je wilt weten of je overbelast raakt met informatie, is het nodig een informatieverslag te maken voor minimaal twee dagen. Je kunt dan bekijken of het nodig is om wijzigingen in je informatiegedrag aan te brengen.

De volgende punten zijn van belang in een informatieverslag: wanneer, wat, wie, waarom.

  • Door op te schrijven wanneer je informatie nodig hebt, kun je bijvoorbeeld achterhalen dat je op een dag vaak behoefte hebt aan nieuws.
  • Door op te schrijven wat je voor informatie nodig hebt, kun je zien welke informatiebronnen met grote regelmaat terugkeren en hoeveel je daarvan gebruikt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de bron wel goed is, maar dat je veel te veel daarvan tot je neemt. Zeker als er informatie bij zit waar je niet echt naar op zoek was.
  • Door op te schrijven met wie je informatie uitwisselt, kom je erachter dat je altijd met dezelfde personen communiceert. Je komt nooit toe aan verandering of vernieuwing van je netwerk (lunch bijvoorbeeld eens een keer per week met andere collega’s).
  • Door op te schrijven waarom je informatie moet hebben, kan bijvoorbeeld blijken dat je juist informatie zoekt bij onzekerheid of omdat je je weer eens moet verantwoorden.

Bekijk ook eens deze opsomming en schat in wat de tijdsbesteding is voor elke informatiebron.

  • Aantal ontvangen / verstuurde e-mails per dag
  • Aantal instant messages / telefoongesprekken / voice-mails / conference calls per dag
  • Uren per dag besteed aan e-mail / telefoon / voice mail
  • Uren per week besteed aan kranten / tijdschriften / artikelen / boeken (zakelijk / privé)
  • Uren per week besteed aan radio / TV / internet (zakelijk / privé)
  • Uren per week besteed aan andere informatiebronnen, zoals wiki’s, blogs, muziek, CD, DVD (zakelijk / privé)
  • Uren per dag besteed aan – het leren van - technologieën om informatie te verwerken.

Het uiteindelijke doel van deze inventarisatie is het herkennen van jouw eigen manier van informeren en communiceren. Pas dan weet je ook waar je te veel tijd aan besteedt en of je beter een andere communicatievorm kunt gebruiken.

Reacties