Loop je ook steeds tegen de krappe grenzen van je mailruimte in Outlook aan? Ontsla dan je systeembeheerder, of maak zelf een PST bestand aan in 7 eenvoudige stappen.

Als je maar -stel- 50 Megabytes mag opslaan op de Exchange server, loop je in no-time vast met het archiveren van e-mails. Je kunt natuurlijk een nieuwe systeembeheerder zoeken, of de oude omkopen, maar je kunt ook een zogenaamd PST bestand aanmaken en daar je archief in opslaan.

Tijdens de Outlook avondsessies die ik regelmatig geef onder het motto "Elke dag je inbox leeg!" hoor ik veel mensen verzuchten dat ze steeds weer tegen de grenzen van hun ruimte aanlopen. Dreigende mails van systeembeheer, het niet meer kunnen verzenden of ontvangen van e-mails, het klinkt allemaal niet fijn.

En dat terwijl e-mail één van de belangrijkste communicatiemiddelen aan het worden is voor kenniswerkers.

Gelukkig is er voor veel mensen een omweg; je kunt namelijk in Outlook een PST bestand aanmaken, waarin je zoveel data kunt opslaan als je maar wilt. Een PST is een bestand op je harde schijf, of op één van de netwerkschijven waar je Outlook mappen en items in kunt opslaan. Vergelijk het met een Excel spreadsheet, of een Word document, maar dan voor Outlook gegevens.

Zelf een PST bestand aanmaken

Het aanmaken van een PST bestand werkt als volgt:

1. Kies via het hoofdmenu: Bestand | Nieuw | Outlook-gegevensbestand…

2. Kies voor Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook (.pst) en druk op OK

3. In het volgende dialoog kun je de bestandsnaam voor je nieuwe PST bestand opgeven. Zeker als je op verschillende werkplekken werkt, is het handig om het PST bestand op een netwerkschijf te zetten, zodat je er altijd bij kunt, op welke computer je ook werkt. Dat is ook handig voor het backuppen van je PST bestand.

Maar het kan ook gewoon op de harde schijf van de computer zelf.

Let op: je kunt de inhoud van een PST meestal niet benaderen via Outlook Web Access (via je browser vanaf huis bijvoorbeeld).

4. Klik nadat je de bestandsnaam en lokatie hebt opgegeven op OK.

Nu volgt een dialoog waar je kunt opgeven onder welke naam het PST bestand getoond wordt in Outlook.

5. Geef een naam op en klik op OK (in de screenshot geven we de naam "Archief" op):

Je nieuwe PST bestand is nu toegevoegd in de mappenlijst aan de linkerkant in je scherm (druk eventueel op Ctrl+6 om de gehele mappenlijst te tonen).

Een nieuwe map aanmaken voor je Lang Archief

Nu heb je nog een nieuwe map nodig, om al je oude e-mails in op te slaan.

6. Klik met de rechtermuisknop op de naam van je PST bestand. Kies dan Nieuwe map… in het menuutje dat getoond wordt.

7. Geef je nieuwe map een naam (bijvoorbeeld "Lang Archief") en druk op OK.

In deze splinternieuwe map Lang Archief kun je al je oude mailtjes archiveren zonder dat je beschikbare ruimte op de Exchange server volloopt. Zorg wel voor een regelmatige backup van je PST bestand.

Reacties