Het afluisteren van voicemail kost veel tijd. Door je voicemail uit te zetten kan je telefonische communicatie veel effectiever worden. Waarom? Lees deze beschouwing.

Als je net als ik regelmatig een paar uur achter elkaar de telefoon niet op kunt nemen, is voicemail eerder een productiviteitskiller dan een handige oplossing. Wanneer ik een workshop of brainjam aan het geven ben, in gesprek ben of aan het schrijven ben kan en wil ik niet opnemen. Ik wil alles wat ik doe de volle aandacht geven en gefocust blijven. Vroeger stonden er na afloop vaak een serie berichten op mijn voicemail. Voicemail kan je tot op heden uitsluitend lineair afluisteren. Ik vond het een probleem worden omdat het me veel tijd kostte en ik het gevoel had dat het efficiënter kon. Inmiddels staat mijn voicemail nu al bijna een jaar uit. Het is geen super oplossing, maar het werkt wel en ik heb in die tijd één keer iemand gehoord die dat vervelend vond.

Even een paar soorten berichten die er in zo'n voicemail box staan:

  1. Urgente berichten die snel een reactie van mij eisen: "kan jij in plaats van morgen vanmiddag al afspreken?", "ik ben onderweg naar jou maar ben het adres kwijt" of "ze hebben geen Phad Tai meer hier, wat wil je in plaats daarvan eten?"
  2. Niet urgente berichten die een reactie van mij eisen: "ik wil even iets tegen je aan houden", "heb je binnenkort een keer tijd voor..."
  3. Urgente en niet-urgente berichten waar geen reactie op nodig is: "ik ben 10 minuten later", "beamer is geregeld"
  4. Telefonische verkoop...

En dan nu de context die nodig is om adequaat op deze vragen te kunnen reageren:

  1. Urgente vragen zou ik discreet moeten kunnen bekijken en beantwoorden. Voicemail afluisteren tijdens een cursus is niet discreet. SMS lezen en snel beantwoorden kan meestal wél.
  2. De categorie dingen waar ik even de tijd voor wil nemen vraagt dat ik ergens op een stille plek ben en een kwartiertje heb om er in te duiken.
  3. En de laatste categorie... daar wil ik helemaal geen ruimte voor maken.

Wat gebeurt er nu met deze vragen wanneer ik mijn voicemail UIT zet?

De praktijk wijst uit: de meeste mensen die mij bellen ken ik al, en zij staan in mijn adreslijst. Ik kan dus zien wie er belt. Ik kan redelijk inschatten of snel terugbellen nodig is. Wat bijna iedereen wel weet is dat ik sowieso ALTIJD terugbel ZODRA ik in de gelegenheid ben.

De dictatuur van de bereikbaarheid is hardnekkig. Mijn omgeving is er inmiddels aan gewend dat ik alleen opneem wanneer ik de gelegenheid heb. Mijn netwerk is dat zelfs prettig gaan vinden want ze weten dat ze mij nooit kunnen storen, dat ze altijd de volle aandacht krijgen. Dat geeft hen juist een rustig gevoel. Ik bel wel eens iemand die opneemt met 'San, ik bel je zo terug, zit even aan de andere telefoon!' of 'ik sta net af te rekenen bij de supermarkt'. Ik snap niet zo goed waarom hij dan überhaupt de telefoon opneemt. Het geeft mij een soort drempel om te bellen, omdat ik altijd een soort van 'bang' ben dat ik iemand stoor.

Veel mensen hebben al door dat e-mail of sms nog handiger werkt. Vooral sms: tijdens een bijeenkomst kan ik sms discreet lezen en beantwoorden. Er moet dan wel iets zinnigs in het sms-je staan, dus niet 'kan je even terugbellen' maar een korte indicatie van onderwerp en urgentie.

Nummerweergave moet wel aanstaan. Ik hoor steeds vaker dat mensen hun telefoon niet meer opnemen als er 'onbekend nummer' in het display staat. Zelf neem ik die telefoontjes ook nooit op. Het zijn namelijk 9,9 van de 10 keer telemarketeers. Het kan wel gebeuren dat iemand bij een bedrijf werkt waar nummerweergave uit staat. Die mensen bellen mij dan met hun mobiele telefoon.

Mijn voicemail staat nu dus UIT, maar ik ben daar nog niet helemaal gelukkig mee.

Ik zou graag willen dat mensen die mij bellen, horen 'ik ben nu niet in de gelegenheid om de telefoon op te nemen, als je een vraag hebt, stuur die dan alsjeblieft per sms of e-mail...' Iets van die strekking. Mijn provider leverde die dienst niet dus stap ik in januari over. Nadeel daarvan is weer dat de beller altijd verbinding maakt en dus gesprekskosten heeft. Zou het een idee zijn als providers bij wijze van service (desnoods tegen extra abonnementskosten) de verbinding met mijn voicemail niet bij de beller, maar bij mij in rekening brengen? Daar zou ik geen bezwaar tegen hebben.

[dit is een bewerking van een eerder artikel op mijn eigen weblog]