De provincie Groningen blijkt backups van e-mail niet langer dan een jaar te bewaren. Door fouten van ambtenaren raken onderdelen van politiek gevoelige dossiers zoek. Volgens de provincie gaat dat 'niet om kerndocumenten'.

Dat blijkt uit een documenten rond een rechtszaak van Greenpeace tegen de provincie Groningen, die NU.nl heeft ingezien. De milieuorganisatie probeert via de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) informatie van de bouw van een kolencentrale in de Eemshaven in handen te krijgen.

Tussen geleverde stukken zitten verwijzingen naar documenten waar niet over wordt besloten. Greenpeace ontdekte de gaten en trok aan de bel.

Geen backup

In de rechtszaak schrijft de provincie Groningen dat diverse stukken via de mail zijn uitgewisseld. “De ontvangen of verstuurde e-mailberichten zijn destijds door de betreffende medewerkers van de provincie geprint en gearchiveerd, waarna de digitale versie van het e-mailbericht niet bewaard is gebleven”, houdt de provinctie Groningen de rechters voor.

“Daarbij is echter de vaak omvangrijke bijlage bij het e-mailbericht niet geprint en derhalve verloren gegaan met de verwijdering van de digitale versie van het e-mailbericht.”

Al worden e-mails op de server bewaard, toch zijn de documenten niet meer te herstellen. “De server van de provincie zal geen hulp bieden omdat van verwijderde e-mails maximaal een jaar een backup wordt bewaard”, schrijft de provincie in een verweer. Uiteindelijk is er op last van de rechter wel opnieuw gezocht en zijn enkele documenten gevonden. Een deel is nog steeds zoek.

Geen kerndocumenten

Volgens de provincie mist Greenpeace geen belangrijke informatie, omdat het 'niet om kerndocumenten' zou gaan. “Het zijn vaak voorlopige versies van stukken”, stelt een zegsvrouw tegenover NU.nl. “De belangrijke stukken zijn er wel.”

Maar volgens Wob-expert Rogel Vleugels heeft de provincie Groningen het bij het verkeerde eind. “Kerndocumenten bestaat niet. Er bestaan alleen maar documenten en de provincie kan niet een indeling gaan maken tussen belangrijke en niet-belangrijke documenten”, stelt hij tegenover NU.nl. “Ook mogen documenten ook niet zomaar worden vernietigd als ze onderdeel van een procedure zijn.” 

Vleugels vraagt zich daarbij af hoe de provincie kan beweren dat het niet om kerndocumenten gaat als de stukken zelf zoek zijn.

Relevant

Volgens Greenpeace is de ontbrekende informatie wel relevant. “Hoezo zijn dit geen kerndocumenten?”, vraagt Bondine Kloostra, advocaat bij Van den Biesen Kloostra Advocaten, zich af. “Alle milieuinformatie is relevant en kan tot publiek debat of andere inzichten leiden.”

Het gebeurt vaker dat overheden documenten op computers vernietigen. Zo bleek recentelijk de gemeente Helmond de agenda van de burgemeester na anderhalf jaar te vernietigen en geen backup te hebben.