Afgelopen weekend werd Vestiville in het Belgische Lommel op het allerlaatste moment afgeblazen. Wat gebeurt er op zo’n moment met jouw centen en in hoeverre gaan de festivals zelf het schip in als dit gebeurt? NU.nl vraagt het een onfortuinlijke organisator.

De bezoekers stonden al aan de poort toen ze hoorden dat het urbanfestival Vestiville vanwege veiligheidsproblemen geen doorgang kon vinden. Maar meestal speelt domme pech de hoofdrol, zo ook bij het Nijmeegse dancefestival Drift dat vanwege naderend noodweer de boel moest afblazen.

Het had een gedenkwaardig evenement moeten worden. Voor het eerst stond Drift als tweedaags festival op de kalender, op zaterdag 8 en zondag 9 juni, maar het werd memorabel om de verkeerde reden.

De zondag van de eerste editie van Drift ging wél door. (Foto: Stef van Oosterhout)

Veiligheid gaat boven alles

"We hebben de hele week contact gehad met Meteo Consult over de weersverwachting", zegt organisator Diede van Overbeek. "Toen een soort minitornado er al voor zorgde dat bomen omwaaiden, hebben we de avond vóór het festival besloten om de zaterdag van ons festival te skippen. Veiligheid gaat, zeker met tienduizend mensen op je terrein, boven alles."

De organisatie smeedde meteen een crisisteam om het terrein voor te bereiden op het noodweer en communiceerde ondertussen met de bezoekers over de afgelasting.

“Toen een soort minitornado er voor zorgde dat bomen omwaaiden, hebben we besloten om de zaterdag van ons festival te skippen”
Diede van Overbeek, organisator festival Drift

"Je zit in een situatie die je nog nooit hebt meegemaakt, dus dan is er wel stress natuurlijk. Maar je moet ook goed nadenken over wat je de bezoekers gaat vertellen. De communicatie moet helder en open zijn. Gelukkig konden de meesten het besluit begrijpen en waren ze vooral blij dat we hun veiligheid serieus namen."

Omdat Drift een tweedaags evenement betrof en de weersvooruitzichten beter waren, kon op de zondag alsnog gedanst worden op het Nijmeegse festival.

Ondanks gemiste barinkomsten is Drift een financiële nekslag bespaard gebleven. (Foto: Stef van Oosterhout)

'Een jaar wachten vertroebelt de beleving'

"Zondag was het weer gekalmeerd en konden we alles dat was afgebroken weer terug opbouwen. De mensen met een ticket voor de zaterdag waren ook welkom die dag. Daar ben ik wel blij om, want als je weer een jaar moet wachten op een nieuw festival vertroebelt ook de beleving bij de bezoekers en dat is pas de echte schade voor je evenement."

Ondanks gemiste barinkomsten is Drift een financiële nekslag bespaard gebleven. Mede door een goede verzekering viel de financiële schade mee. Alle gedupeerde bezoekers kregen hun geld netjes terug.

"Bij het refundingproces kwam wel wat rekenwerk kijken, aangezien we natuurlijk eendags- en weekendkaarten hadden. Maar uiteindelijk is het allemaal gelukt. We hebben zelfs de servicekosten aan de ticketkopers teruggegeven."

“Je werkt met een team keihard aan een festival en je stopt er met zijn allen veel liefde en energie in. Dan is het natuurlijk heel zuur als dit gebeurt”
Diede van Overbeek, organisator festival Drift

Nu is het voor Drift een jaar wachten op het echte debuut als 'weekender', maar moeten Van Overbeek en zijn collega's eerst nog even de teleurstelling van deze editie verbijten.

"Je werkt met een team keihard aan een festival en je stopt er met zijn allen veel liefde en energie in. Dan is het natuurlijk heel zuur als dit gebeurt. Maar achteraf gezien was het de juiste beslissing, zeker omdat je met de veiligheid van mensen nooit risico's mag en kan nemen."