Op je bureau stapelt het werk zich op. Je agenda loopt over en je hebt het gevoel dat je werkdag door je vingers glipt. Tijd voor een timemanagementcursus. Deze methode is echter niet voor iedereen de heilige graal om efficiënter te gaan werken.

Timemanagement werkt niet, stelt de Britse bedrijfspsycholoog Tony Crabbe in zijn bestseller Nooit meer te druk. Volgens hem wakkert de bewustwording van hoeveel tijd iets kost juist stress aan, omdat je daardoor meer druk voelt om tot prestaties te komen.

"Dat is inderdaad een van de uitkomsten die we tegenkwamen in het literatuuronderzoek naar timemanagement", zegt Wendelien van Eerde, associate professor aan de faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam.

"Aan de andere kant kan het maken van een planning mensen ook helpen. Uit onderzoek blijkt dat veel mensen die al planmatig werken, minder baat hebben bij de vraag te bedenken welke taken ze de volgende dag moeten doen. Die werden daar onrustiger van", zegt Van Eerde.

Van Eerde doet al jaren onderzoek naar timemanagement. Dat is lastiger dan het op het eerste gezicht lijkt. "Timemanagement heeft een grote psychologische component. Het is niet rationeel. We kijken in ons onderzoek dan ook naar welk type persoon wat nodig heeft en welke emoties aan bepaald gedrag ten grondslag liggen."

Bewustwording

Voordat je dan ook aan een timemanagementcursus begint, raadt Van Eerde aan te kijken naar wat je precies wilt in je werk. "Je bewust worden van waar je mee bezig bent en wat je met je tijd teweeg wilt brengen, helpt je te focussen. Ben je niet gemotiveerd op je werk, dan helpt een cursus timemanagement je niet."

Wees ook realistisch als je aan een cursus begint, adviseert Van Eerde. "Je kunt jezelf technieken aanleren die je helpen je werk efficiënter te doen. Dat kunnen heel simpele dingen zijn, zoals een takenlijstje waardoor je overzicht krijgt. Of je stuurt jezelf een reminder zodat je niet vergeet die opdracht te doen. Bedenk wel dat aan timemanagement altijd je persoonlijkheid vastzit."

Afhankelijk van anderen

Timemanagement zit ook vast aan een team, zegt Josette Gevers, associate professor aan de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences van de Technische Universiteit Eindhoven. "Je kunt mensen wel individueel op timemanagementcursus sturen, maar je bent in je werk afhankelijk van anderen."

Gevers promoveerde op onderzoek naar timemanagement binnen teams. De dynamiek van een team kan versterkend werken vanwege de sociale controle. "Je kunt afspraken met elkaar maken over de werk- en tijdsverdeling, de aansturing en de kwaliteit van het werk. Belangrijk is dat teams eenzelfde visie ontwikkelen over hoe ze de tijd die ze hebben tot een deadline gaan invullen."

"Hoe effectief er binnen een team gewerkt wordt, heeft ook te maken met de betrokkenheid van alle collega's. Als de mentaliteit positief is en mensen bereid zijn de schouders eronder te zetten, dan is het gevoel van tijdsdruk veel minder groot dan bij een team waarbij de mensen de kantjes er vanaf lopen", zegt Gevers.

Type werkers

In haar onderzoek onderscheidt Gevers vier soorten werkenden. De eerste is de zogenoemde deadlineworker die op het laatste moment in actie komt. Daarnaast is er de steady worker die gestaag werkt en zijn taken stuk voor stuk afwerkt.

Verder heb je de early worker, die meteen aan een opdracht begint, die ook afrondt, en de boel vlot trekt. Tot slot de u-shapeworker die voortvarend begint aan een idee of opdracht en na een tijdje het idee laat rusten, om kort voor de deadline het plan weer op te pakken.

"Het misverstand binnen timemanagement is dat je 'goede' en 'slechte' types hebt. In een goed functionerend team heb je een mix van types die elkaar versterken. Een early worker kan in het begin de boel vlot trekken, maar in de stress schieten als de tijd voor een opdracht dringt, terwijl de deadlineworker die druk juist nodig heeft."

"Inefficiënt werken ligt praktisch nooit aan één persoon. Het is meestal een probleem in teamverband. Daarom werken sancties ook niet", zegt Gevers. "De beste oplossing is er een waarbij het hele team betrokken is en technieken direct kunnen worden toegepast. Daarom hebben we vanuit TU Eindhoven een on-the-jobtimemanagementtraining voor het hele team ontwikkeld, zodat teams in hun dagelijks werk kunnen leren hoe ze de dingen slimmer kunnen aanpakken en met elkaar het gesprek over taak- en tijdverdeling aangaan."