Achtergrond

'Kantoortuinen zijn een drama voor de concentratie'

Op je scherm bliept een binnenkomend mailtje. Je mobieltje trilt en je collega staat naast je met een onbenullige vraag. Hoe zorg je ervoor dat je je optimaal kunt concentreren op je werk?

De afgelopen tien jaar is het aantal afleiders op kantoor flink toegenomen. In 2008 waren het vooral e-mails, telefoontjes, collega's en de haast vergeten fax die je uit je concentratie haalden. Anno 2018 zorgen de smartphone, sociale media en de kantoortuin voor 'voldoende' afleiding op het werk.

Volgens onderzoek van Gloria Mark, hoogleraar informatica aan de University of California, duurt het na een afleiding gemiddeld 23 minuten en 15 seconden voordat je weer geconcentreerd aan de slag gaat met de taak waar je mee bezig was.

Mark richt zich in haar onderzoeken met name op kenniswerkers: mensen die op kantoor op de computer werken. In een onderzoek naar online multitasken op de werkvloer, toonde Mark aan dat een kenniswerker zich gemiddeld veertig seconden kan concentreren op een taak. Daarna checkt hij zijn e-mail, switcht hij terug naar zijn opdracht, kijkt op Facebook en andere websites en gaat daarna weer verder met zijn werk.

Concentreren kun je leren

Herkenbaar scenario? Geen nood. "Concentratie is een kwestie van doen. Je kunt concentratie leren", zegt Stefan van der Stigchel. "Focus je op één taak, laat je niet afleiden daarbij en beloon jezelf als je je taak hebt afgerond."

Van der Stigchel is experimenteel psycholoog en hoofd van het Attention Lab aan de Universiteit van Utrecht. Hij schreef in 2016 het boek Zo werkt aandacht. Toen hij zijn boek schreef, moest hij iedere dag een bepaald aantal woorden halen.

Daarna beloonde hij zichzelf door op zijn telefoon zijn berichten te bekijken. "Als je controle houdt over je telefoon en hem uitzet als je geconcentreerd moet werken, is dat mogelijk."

Kantoortuinen zijn een drama

Volgens de onderzoeker is de mate waarin iemand zich kan concentreren persoonsgebonden en van veel factoren afhankelijk. "Kantoortuinen zijn bijvoorbeeld een drama voor de concentratie. Dat wisten we dertig jaar geleden al."

Van der Stigchel doelt op het eerste onderzoek uit 1997 van de Universiteit van Calgary in Canada naar de effecten van de kantoortuin op werknemers. Dit onderzoek toonde aan dat werken in een kantoortuin per dag 86 minuten aan productiviteitsverlies kost.

Daarnaast maakten medewerkers tot wel 50 procent meer fouten. Niet handig als je werk het moet hebben van je concentratie. Van der Stigchel: "Mensen moeten niet altijd bereikbaar hoeven zijn. Dat is funest voor de concentratie."

Dat is ook de ervaring van Björn Deusings. Deusings is directeur van Tijdwinst.com, een trainingsbureau op het gebied van timemanagement. "In onze trainingen hebben we het altijd over de verwachting rondom de snelheid waarmee mensen denken dat ze moeten reageren. Daar bestaan vaak misverstanden over." 

"Medewerkers gaan er vaak vanuit dat ze op ieder moment snel moeten reageren op verzoeken, mailtjes en appjes. Je eigenlijke werk blijft daardoor liggen. Leidinggevenden en collega’s denken daar meestal lichter over. Constant bereikbaar zijn is inefficiënt, werkt stressverhogend, schept onrust en geeft het gevoel dat je heel erg druk bent", stelt Deusings. 

Blok je agenda

Zijn advies om even ongestoord te kunnen werken is dan ook eenvoudig: zet e-mailnotificaties uit op je pc, zet je mobiel tijdelijk op vliegtuigmodus en blok je agenda voor de tijd die je aan je taak wilt werken. Meestal is een tijdspanne van 1 of 1,5 uur realistisch, aldus Deusings. "Vraag je ook af wat voor jou de beste tijd en werkplek is om met je opdracht aan de slag te gaan."

Dan is er ook nog die ene collega die je steeds ongevraagd stoort. Of je leidinggevende die van alles aan je vraagt. Wat doe je daarmee? "Maak samen afspraken", zegt Deusings. "We merken dat medewerkers vaak niet met hun leidinggevenden en collega's communiceren over concentratie op het werk. Collegialiteit is uiteraard belangrijk, maar respect voor elkaars concentratie ook."

Mediteer en slaap voldoende

"Werkgevers zouden concentratie meer moeten waarderen", vindt Van der Stigchel. "Concentratie is een cognitieve activiteit die vaak niet optimaal benut wordt door werkgevers en werknemers. Thuiswerken en niet altijd bereikbaar zijn, zijn juist goed voor de concentratie." 

Net zoals meditatie. "Het is wetenschappelijk aangetoond dat mediteren helpt om je beter te kunnen concentreren."

Ook mindfulness werkt aandachtbevorderend. Breintrainingsprogramma’s, zoals de app Memorado, zijn volgens de onderzoeker niet effectief. "Je traint vooral je spelvaardigheid", zegt Van der Stigchel.

Voldoende nachtrust helpt ook om focus te houden, net zoals zelfgekozen pauzes. "Beloon jezelf daarmee en zorg dat je je even kunt ontspannen om uit je hoofd te komen. Probeer daarbij wel om prikkels te vermijden."

"Bij moeilijke taken die een intensievere concentratie vragen, raakt je batterij eerder leeg. Dan is het raadzaam om geen Netflix te kijken, te facebooken of je mail te checken. Dat vraagt te veel aandacht. Maak een korte wandeling in de natuur of in een andere prikkelarme omgeving. Als je batterij opgeladen is, kun je je daarna beter concentreren", zegt Van der Stigchel.

Planning maken

Professional organizer Joyce Bilal raadt aan om structuur aan te brengen in je werkdag. Volgens haar versterkt overzicht je concentratie. "Veel mensen vinden het lastig om 's ochtends te beginnen met hun werk."

Ze adviseert om de avond ervoor minstens drie taken op te schrijven die je in elk geval moet doen. "De zaken die daarna op je lijstje staan, pak je daarna makkelijker op. Begin je eerst met het wegwerken van je mail, dan ben je geneigd om je daarna sneller te laten afleiden."

Bilal merkt in haar praktijk dat mensen het gevoel hebben druk te zijn, maar niet goed kunnen verwoorden waarmee ze dan druk zijn. Dat komt volgens haar door de stroom aan mailtjes die mensen tussen het werk door beantwoorden.

"Als je in een digitale agenda vastlegt wat je taken zijn voor die dag en wat je aan werk gedaan hebt, kun je zien hoeveel tijd iets kost. Dat geeft rust en brengt je misschien wel in een flow waardoor je gefocust kunt werken", adviseert Bilal.

Lees meer over:

NUlokaal adverteren

NUwerk

Tip de redactie