Uit documenten die donderdag door minister-president Mark Rutte zijn vrijgegeven, blijkt dat op zijn ministerie wordt geworsteld met het archiveren van berichten en e-mails. Door het grote verloop van personeel en het gebruiksonvriendelijke computersysteem is de animo om stukken te archiveren niet groot. "De weg is er wel, maar de wil ontbreekt."

Op het ministerie van Algemene Zaken bestaan al langere tijd zorgen over de archivering van e-mails en berichten, zo blijkt uit donderdag door premier Mark Rutte vrijgegeven documenten. De stukken werden gedeeld op verzoek van de Kamerleden Pieter Omtzigt en Caroline van der Plas (BoerBurgerBeweging). Donderdag moest Rutte zich in de Kamer verantwoorden nadat bekend was geworden dat hij jarenlang dagelijks sms-berichten verwijderde.

Uit de vrijgegeven documenten blijkt dat op het ministerie zorgen bestaan over de archivering van sms- en WhatsApp-berichten. Op dit moment wordt gewerkt met een verouderd, gebruiksonvriendelijk systeem. Er is een nieuw systeem in aantocht, waarmee "het gebruikersvriendelijk exporteren van berichtenreeksen" mogelijk wordt.

Waarom Rutte in sms-debat opvallend fel uithaalde naar Kamerleden
202
Waarom Rutte in sms-debat opvallend fel uithaalde naar Kamerleden

Uit de stukken blijkt verder dat het als een risico wordt gezien dat medewerkers de archivering van berichten "niet de aandacht geven die het verdient". Dat zou komen doordat er "een papieren richtlijn is zonder consequenties". Er wordt geadviseerd om "te blijven drukken" op de plicht de berichten te archiveren.

Na de harde conclusies van de parlementaire onderzoekscommissie naar het toeslagenschandaal beloofde het kabinet meer openheid. Om hieraan uitvoering te geven werd in januari van dit jaar het programma "Open op Orde" gestart. Onderdeel hiervan was de mail- en webarchivering. Ook het bewustzijn van het belang van archivering dient te worden vergroot.

'Uitvoering projecten niet gedragen door organisatie'

De invoering van de nieuwe archivering brengt volgens de vrijgegeven documenten risico's met zich mee, omdat "de uitvoer van projecten niet wordt gedragen door de organisatie". Het project "Open op Orde" zou kunnen worden gezien als "weer een programma over een repeterend onderwerp".

Het "bestuur en middenmanagment" op het ministerie moeten hun commitment geven aan het project, zo wordt geadviseerd. Ook wordt de campagne "Goed Bewaard" gestart. In het kader van die campagne wordt bij het ministerie van Algemene Zaken een quiz georganiseerd. Ook zijn medewerkers geïnterviewd over het onderwerp.

"Dit heeft het bewustzijn en daarmee vakmanschap van alle medewerkers naar een hoger niveau getild," zo staat te lezen in de documenten. Op het ministerie wordt gestreefd naar een "algeheel afdoend bewustzijn over het belang van archivering", waarvoor trainingen worden georganiseerd en "regelmatig berichten op intranet" worden geplaatst.

Er moet structureel aandacht komen voor archivering

Toch blijven risico's bestaan, aldus de opstellers van de documenten. Door het verloop van personeel "kost het moeite" het bewustzijn en expertiseniveau te handhaven. En omdat gebruikers het huidige archiveringssysteem als gebruiksonvriendelijk ervaren, is er "wel een weg maar geen wil". Het is daarom nodig extra collega's in te huren om iedereen bij de les te houden. Daarnaast moet de komende tijd blijvend structureel aandacht aan dit onderwerp worden besteed.

Na afloop van het Kamerdebat van donderdag over de verdwenen sms'jes van Rutte liet de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed weten op eigen initiatief onderzoek te gaan doen naar de archiefvorming bij het ministerie van Algemene Zaken. Dat doet de inspectie naar aanleiding van de "de informatie die de afgelopen dagen bekend is geworden".

Op initiatief van Omtzigt wordt binnenkort een hoorzitting over de kwestie gehouden. Hij nodigt dan ook de onderzoekers van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed uit. "Zij kunnen dan zelf komen uitleggen hoe het ervoor staat met de archieven bij het ministerie van Rutte en bij andere ministeries", zegt Omtzigt tegen NU.nl.