Nieuwe technieken maken het mogelijk dat de gehele boekhouding met een druk op de knop doorzocht kan worden en dat verschillende gegevens efficiënt met elkaar vergeleken kunnen worden. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar helpt ook bij een veel zorgvuldigere analyse van de cijfers. 

 Waar accountants vroeger steekproeven deden om bijvoorbeeld declaraties te controleren, kan nu met een druk op de knop van elke declaratie worden bekeken of hij wel correct is ingevoerd en afgehandeld. Bijvoorbeeld met Audit Analytics, een tool die Deloitte ontwikkelde voor accountants, maar die ook interne auditafdelingen en CFO's meer en beter inzicht in de cijfers en processen kan geven.

"Traditioneel maakt de accountant handmatig een selectie die hij vervolgens controleert, aangevuld met cijferanalyses", vertelt Marco van der Vegte, managing partner van de afdeling Core Audit van Deloitte.

"Maar met behulp van onze Audit Analytics software kun je de hele populatie bekijken en daarop verschillende selecties maken. Je kan dus bijvoorbeeld alle inkoopfacturen bekijken en toetsen of er facturen dubbel betaald zijn of betaald zijn aan personeelsleden. Je audit wordt daarmee dus veel nauwkeuriger en geeft daarnaast meer toegevoegde waarde."

Correlatie

Nieuwe technologieën maken het mogelijk dat enorme hoeveelheden analyses onderling met elkaar gecorreleerd kunnen worden. Ard Niesen, partner bij Deloitte Risk Services: "Vroeger had je allerlei aparte stromen gegevens, nu kun je verbanden met elkaar leggen. Als je bijvoorbeeld een lijst van dubbele facturen hebt, kun je ook zien wie ze heeft goedgekeurd. Dan ontdek je bijvoorbeeld dat allerlei ongeautoriseerde mensen inkoopfacturen goedkeuren en dat je dus wat moet aanpassen in je processen."

"Je kunt echt een dwarsdoorsnede van je hele organisatie krijgen door deze software goed in te zetten", zegt Van der Vegte. Een grafische weergave van de geanalyseerde gegevens in interactieve dashboards maken alle analyses ook visueel inzichtelijk voor de gebruiker.

Kookboek

"We hebben een soort van kookboek bijgevoegd, waarin de recepten laten zien hoe je tot bepaalde overzichten en vergelijkingen komt. Bijvoorbeeld op het gebied van in- en verkoop, maar je kunt ook bekijken of wel overal het juiste BTW-tarief is gehanteerd en of salarismutaties foutief zijn doorgevoerd. Alle mogelijke eigenaardigheden en onjuistheden kun je uit je boekhoudgegevens halen. Voorheen gebeurde dat vaak met steekproeven, nu controleer je met een druk op de knop alle cijfers."

Ook voor indringers van buiten die bijvoorbeeld een rekening hebben gekraakt en daarmee betalingen doen is de tool een extra slot op de deur. " Ongeautoriseerde betalingen kun je met deze tool makkelijk opsporen", zegt Niesen.

Betrouwbaardere audit

Accountants krijgen door gebruik te maken van Audit Analytics een kwalitatief betere en betrouwbaardere audit. " En dat is nodig ook", zegt Van der Vegte. "De economische ontwikkelingen vragen om zo betrouwbaar mogelijke accountscontroles en rapportages, de verwachtingen omtrent de werkzaamheden van accountants worden steeds hoger."

Doordat er veel minder handmatig hoeft te worden gecontroleerd, bespaart de tool ook veel tijd. Niesen: "En het levert toegevoegde waarde, doordat het nieuwe inzichten geeft aan de gebruiker , waardoor betere beheersing en sturing van processen binnen het bedrijf mogelijk is."