Beschuldigingen van fraude of wangedrag zijn een nachtmerrie voor elk bedrijf. Om de juistheid ervan te onderzoeken zullen zij intern onderzoek moeten doen. "Maar dat wordt er met de enorme data-explosie niet makkelijker op", zegt Baldwin Kramer. Steeds vaker wordt hiervoor de hulp van professionals ingeroepen.

Kramer is director bij de afdeling Forensic & Dispute Services bij Deloitte. "Wij helpen onze klanten om tot de bodem uit te zoeken wat er precies gebeurd is als zij bijvoorbeeld worden beschuldigd van fraude, wangedrag of handel met voorkennis, of als toezichthouders vragen om een bepaald onderwerp toe te lichten."

"Vandaag de dag is bijna alle relevante informatie voor dit soort zaken digitaal", zegt Kramer. "Van persoonlijke mappen op het netwerk, e-mail, informatie op smartphones tot berichten via social media: alles kan relevant zijn voor het onderzoek." Als Deloitte een dergelijke opdracht krijgt, wordt alle benodigde informatie verzameld en aan analyses onderworpen.

Bruine envelop

"Door het uitlezen van smartphones konden we in een voorkenniszaak bijvoorbeeld zien dat personen telefonisch contact met elkaar hebben gehad, terwijl ze dat eigenlijk niet zouden mogen hebben", zegt Kramer.

"In e-mails, sms'jes en WhatsApp-berichten wordt regelmatig gebruik gemaakt van codewoorden. In een specifiek geval werd bijvoorbeeld gesproken over ‘bruine enveloppen’: dat bleken steekpenningen. Ook hebben we ooit gezien dat golfafspraakjes relevant bleken. Op de golfbaan werden geheime afspraken gemaakt. Bij het ontdekken van relevante informatie is het van belang traditionele onderzoeksmethoden, zoals interviews, te combineren met slimme zoekcriteria en slimme algoritmen toe te passen."

Neutrale partij

Als een toezichthouder bij een bedrijf op de stoep staat met vragen over haar handelen of er een inval doet, vraagt een bedrijf ons als neutrale partij om parallel onderzoek te doen. Ons rapport stelt het bedrijf in staat intern en externe betrokkenen goed te informeren.

"Wij kunnen laten zien hoe het proces van informatieverzameling en filtering exact is verlopen en tot welke conclusies we zijn gekomen. Toezichthouders hebben onze rapportages gebruikt om conclusies te verbinden ten aanzien van de verdenkingen die zij hadden, in het voordeel van onze cliënten."

Kramer ziet een aantal trends die discovery steeds ingewikkelder maken. Werknemers zijn steeds vaker actief op social media als LinkedIn, Facebook en Twitter. "Dat doen ze niet alleen privé, maar ook voor hun werk. Toezichthouders en concurrenten bekijken steeds vaker die social media. Wij onderzoeken dan ook steeds meer welke berichten zijn geplaatst en of die conform het bedrijfsbeleid zijn."

In de cloud

Daarnaast wordt steeds meer informatie opgeslagen in de cloud. "Geografisch kan data overal zijn en de exacte locatie kan zelfs per minuut verschillen. Dit komt doordat die cloudbedrijven opslagruimte daar kopen waar dat het goedkoopst is. Die constante verplaatsing van data maakt het juridisch complex . Wij hebben de ondersteuning van onze cloudspecialisten en privacyjuristen dan ook hard nodig."

Bring your own device is een andere trend die discovery nog dynamischer maakt. "Werknemers gebruiken hun eigen smartphone of tablet voor hun werk en sluiten die aan op het bedrijfsnetwerk. De uitdaging is om bedrijfsinformatie veilig te stellen en de privégegevens privé te laten. Wij zijn als onafhankelijke partij in staat persoonlijke privacygevoelige informatie weg te filteren. De werkgever krijgt die niet te zien."

Terrabytes

Goed nieuws is dat nieuwe technologieën het zoeken in de explosief groeiende data vereenvoudigen. Kramer: "Vroeger leunden we heel erg op zoekwoorden en moesten we veel handmatig doorzoeken, wat een enorm karwei is. Nu maken we gebruik van algoritmes: we laten de software een relevant document zien, en die berekent dan welke andere documenten mogelijk interessant zijn voor het onderzoek. Bij de documenten waar de computer vervolgens mee komt, geef je weer aan welke belangrijk kunnen zijn. Een zelf lerend algoritme is efficiënter en haalt een beter resultaat dan een mens. "

Voor sommige onderzoeken moeten terrabytes aan data worden doorzocht, Kramer: "Dat is niet meer te bekijken door mensen, daar zou je jaren mee bezig zijn. Het is dus onze taak om het voortraject zo slim te maken dat als er een mens aan te pas komt, hij relevante data te zien krijgt. En daar slagen we steeds beter in."