Digitale schoonmaak

Het is weer lente. Tijd om ons huis weer op orde te brengen. Maar waarom doen we dat eigenlijk niet met onze computers?

Door Guus Pijpers

Elk jaar bewaren we weer meer digitale informatie. Domweg opslaan is immers nog steeds de standaard. Recente cijfers laten zelfs zien dat we dit jaar meer dan 1 zettabyte aan elektronische informatie hebben. Dat is een 1 met 21 nullen!

Oftewel een hoeveelheid informatie gelijk aan alle zandkorrels van alle stranden van de wereld. Of een andere mooie vergelijking: de hoeveelheid informatie wanneer elke wereldburger gedurende een eeuw continu zou twitteren.

Digitale shredder

Wanneer mensen van baan veranderen, ruimen ze hun spullen meestal netjes op. Maar ik ken geen organisatie waar vastgelegd is dat ook de elektronische informatie netjes opgeruimd of overgedragen moet worden. Een digitale shredder bestaat nog niet.

Toch zijn er hele goede oplossingen beschikbaar. Zo kun je voor veel systemen een houdbaarheidsdatum instellen, waarna die gegevens worden verwijderd. Nog beter is om mensen geen kopieën te geven, maar toegang tot tijdelijke gegevens die na gedane zaken automatisch worden verwijderd.

Rommel

Want wie ruimt zijn digitale rommel nou systematisch op? En wie beslist na jouw dood wat van jouw digitale informatieverzamelingen echt weg mag? Niet elke collega, familielid of vriend zit daarop te wachten. De curator of de executeur dan maar misschien?

Ik denk dat over enkele jaren meer dan negentig procent van alle digitale gegevens overbodig is. Weinig mensen hebben hun digitale nalatenschap via hun notaris geregeld, bijvoorbeeld via digizeker.

Aan de slag

Net als bij het opruimen van de zolder of dat schuurtje, kan jij alleen bepalen wat weg mag, wat nog even bewaard moet worden en wat zeker niet weg mag. We weten dat opruimen tijd kost. Dat geldt ook voor je elektronische informatieverzamelingen. Toch denk ik dat de jaarlijkse digitale schoonmaak een gebeurtenis gaat worden om naar uit te kijken.

Je krijgt er namelijk veel voor terug. Ten eerste vind je bijvoorbeeld veel makkelijker wat je zoekt. Bovendien neem je bewust een beslissing over wat je niet – meer – wilt weten. En omdat je mentale to-do-lijst een stuk korter wordt, heb je meer rust. Ten slotte wordt je relativeringsvermogen flink vergroot.

Guus Pijpers is directeur, auteur en adviseur. Zijn nieuwste boek 'Het informatieparadijs' verscheen vorig jaar bij uitgeverij Haystack.

Geen zin vandaag? Niet tevreden over je omzet? Laat je oppeppen door de auteurs van Uitgeverij Haystack in hun wekelijkse column #goedbezig!

Tip de redactie