Emails besparen geen tijd, ze kosten tijd!

Email biedt slechts de schijnwerkelijkheid van een tijdsbesparende communicatievorm. In feite kóst email tijd, in plaats van dat het tijd bespaart.

Door: Luis Suarez

Email is geen werk. We ontvangen en versturen dagelijks tientallen, soms wel honderden emailberichten, maar verrichten daarmee niet noodzakelijk werkzaamheden. Sterker nog: het lezen van de berichten kost ons bergen tijd, die veel nuttiger besteed had kunnen worden.

Toch leven bedrijven op de gratie van email als tool voor samenwerking – tijd voor het nieuwe samenwerken!

HNW

Iedereen spreekt momenteel over de voordelen van het nieuwe werken: het plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van kantoorwerkzaamheden. Bij de komst van het nieuwe werken hoort ook de opmars van het nieuwe samenwerken.

Alhoewel deze werkvorm al wel tot op zekere hoogte ingezet wordt, is de term nog niet officieel geïntroduceerd. Met dit ‘manifest’ pleit IBM voor het nieuwe samenwerken en geeft het inzicht in de voordelen van deze werkvorm.

Definitie

Om het nieuwe samenwerken te begrijpen, is eerst een definitie nodig van de huidige – en nog maar recentelijk geïntroduceerde – manier van samenwerken. Het gebruik van email vormt de hoeksteen van alle zakelijke communicatie: de meeste informatie wordt namelijk via dit kanaal gedeeld.

Uiteraard heeft email ons leven vergemakkelijkt. Maar de zo vaak genoemde voordelen van email als primaire zakelijke communicatievorm bieden in veel opzichten een schijnwerkelijkheid omdat email ons geen tijd bespaart, maar tijd kost. De inbox is een vergaarbak geworden van verschillende communicatievormen.

Of het nu gaat om het sturen van een groot bestand, een vraag, een antwoord daarop, een compliment of een mededeling, alles komt terecht in de inbox. Het is onmogelijk om snel alle mails op waarde te schatten en elke mail moet open om te besluiten of de mail relevant is of niet.

Social media

In tegenstelling daartoe maakt het nieuwe samenwerken gebruik van alle beschikbare online tools, om zo flexibel en efficiënt te communiceren. Social Media tools en samenwerkingstools zijn perfect in te delen naar communicatiebehoefte waarmee de focus van het nieuwe samenwerken verschuift van statische content naar de kracht, creativiteit en besluitkracht die business verder kan helpen: mensen.

Het gebruik van social media vormt hierbij de nieuwe hoeksteen van alle communicatie en samenwerken. Maar het nieuwe samenwerken is meer dan alleen een ‘schone’ inbox. Met een transparante werkwijze waarbij het e-mailgebruik drastisch teruggebracht wordt – zullen werknemers het vertrouwen van collega’s en zakenpartners terugwinnen.

Het biedt een andere manier van werken, waarbij mensen hun kennis kunnen delen en waarbij ze veel meer controle hebben over met wie ze contact onderhouden, samenwerken en hun werkervaring delen.

Gedragscode

Deel bestanden via filesharing: De meeste productiviteitswinst kun je waarschijnlijk behalen door geen bestanden meer heen en weer te sturen via e-mail. Een project waarbij verschillende mensen wordt gevraagd om commentaar te leveren op een bepaald concept vereist ‘versiecontrole’. In plaats van e-mail kun je in zo’n geval beter gebruikmaken van filesharing-software of een wiki, zodat iedereen steeds de nieuwste versie van je concept kan zien, en het eerdere commentaar van collega’s kan lezen.

Gebruik een wiki: Zet de statusrapporten van je projecten in een wiki. Op die manier heeft iedereen er toegang toe om commentaar te leveren, vragen te stellen en zich betrokken te voelen. In een wiki kun je collectieve intelligentie en teamwerk samenvoegen en opslaan.

Geef informatie via een blog: Vind je het vermoeiend als mensen steeds weer met dezelfde vragen komen? Zet een blog op waarin je informatie zet over jouw expertiseveld. Deel je blog in met verschillende onderwerpen en zet in ieder onderdeel updates over de projecten die bij het betreffende onderwerp horen. Op deze manier kunnen mensen zelfstandig gebruik maken van je expertise, zonder dat jij steeds vragen van ze hoeft te beantwoorden.

Geen nieuws per mailing: Verstuur je een nieuwsbrief per mail? Gebruik ook hier voortaan een blog of een wiki voor. Net als bij een statusrapport kunnen anderen er dan direct een bijdrage aan leveren.

Toon waardering en inzet via social media: Dit klinkt misschien wat raar, maar gebruik e-mail niet om ‘bedankjes’ te sturen. Toon je waardering en inzet liever op een openbaar forum zoals LinkedIn, of gebruik er Twitter of het intranet van je bedrijf voor. Dat helpt de reputatie van de betreffende medewerker te verbeteren en het kan bijdragen aan zijn loyaliteit.

Vermijd ‘flame’-mails: Trap niet in de valkuil om hoog oplopende discussies via ‘flame’-mails te beslechten. Probeer de moed op te brengen om negatieve gevoelens te uiten en meningsverschillen uit te praten tijdens een directe een-op-een discussie. Dat leidt doorgaans tot minder miscommunicatie en het kost bovendien veel minder tijd.

Overtuig je collega’s: Leer je teamleden aan om deze adviezen ook op te volgen. Probeer de manier waarop ze reageren op voorstellen of de wijze waarop discussies met collega’s worden gevoerd bij te stellen. Dat zal de productiviteit over het algemeen ten goede komen.

Luis Suarez, knowledge manager IBM, gebruikt zelf al drie jaar geen zakelijke mail. Voor meer informatie, zie zijn website Outside the inbox.