Terug naar de tekentafel

De meest bizarre dingen worden geautomatiseerd terwijl het praktisch nut ervan uiteindelijk flink tegen blijkt te vallen.

Problemen met IT ontstaan meestal door de verwachtingen die erbij komen. Naast het feit dat soms wel eens vergeten wordt dat automatisering op zichzelf geen doel is, wordt verwacht dat het alle problemen naadloos op kan lossen.

Niets is minder waar. Het automatiseren van suffe, duffe, langdradige taken is een hulpmiddel om werk sneller af te krijgen. Het vergroot de productiviteit en daardoor de capaciteit. En ja: met net zoveel mensen.

Ik ben een nuchtere automatiseerder: niet direct automatiseren, maar pas op het moment dat het moet. Dat vertaal ik graag naar: niet automatiseren om het automatiseren.

Bekende conclusie

Op een verjaardag heb ik zitten praten met een jongen die met zijn bedrijf wel eens zijstapjes had gedaan naar mijn vakgebied. (Ik was de BOB die avond, dus mijn hersenen draaiden nog overuren. Dat terwijl de cognitieve functies van een aantal van mijn feestgenoten met de minuut in kwaliteit afnamen.)

Het was een interessant gesprek maar kwamen op een conclusie uit die we allebei al van tevoren wisten: automatisering is een machtig middel, mits op de juiste plek en op het juiste tijdstip.

Failliet

Daarnaast kwamen we tot een veel interessanter conclusie dat dát juist het probleem is. Hij vertelde mij over een faillissement van een bedrijf van een kennis. Het bleek uiteindelijk dat ze gemiddeld 1,5 werkdag per week bezig waren geweest interne bedrijfsprocessen te automatiseren.

Dat is zo’n kleine 30 procent van alle tijd die ze in een werkweek hadden. Kort door de bocht: had het handmatig gedaan en je had nu waarschijnlijk nog bestaan.

‘Naakte consultant’

Natuurlijk is dit een extreem geval, maar het geeft aan dat er soms een soort van blindheid ontstaat op het moment dat het te druk wordt. De meest bizarre taken worden in dit soort gevallen geautomatiseerd en het praktisch nut ervan blijkt uiteindelijk flink tegen te vallen.

Dat is het punt waarop een ‘nuchtere automatiseerder’ ingeschakeld moet worden. Een echte adviseur, een ‘naakte consultant’ zoals ze dat zo mooi noemen.

Een eerlijk, deskundig persoon die je echt wil helpen en die je niet (alleen) wat wil verkopen. Iemand die oprecht op zoek is naar een klassieke win-win situatie.

Tekentafel

Als automatiseerder weet ik inmiddels ongeveer waar de valkuilen zitten. Soms klinken zaken inderdaad mooier dan ze in werkelijkheid zijn en door schade en schande en met vallen en opstaan leer je wat de beste manier is om je problemen op te lossen.

Regelmatig monden bij mij – in eerste instantie geniale – ideeën uit in een praktisch onuitvoerbaar plan, maar dan is het ook tijd om toe te geven dat het idee toch niet zo geniaal was als ik dacht.

En als ik als nuchtere automatiseerder dan weer eens een dergelijke ingeving heb gehad, zit er maar één ding op: terug naar de tekentafel.

Edwin Dijk is directeur/eigenaar van Sitix IT Innovations, een automatiseringsbedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in online communicatie en optimalisatie van bedrijfsprocessen.

Tip de redactie